Gdybyś poprosił mnie o wybranie jednej rzeczy, którą pochwaliłbym za mój sukces zawodowy, co byś powiedział?
Dyplom z prestiżowego uniwersytetu? Fantastyczna sieć potężnych i wpływowych osób? Dieta ciężkiej pracy?
Nie. To są moje maniery telefoniczne.
Jestem poważny. Ponieważ obecnie większość naszej komunikacji odbywa się drogą elektroniczną, często zapominamy o znaczeniu połączeń, które wykonujemy przez telefon. Ale prawda jest taka, że Twój głos w słuchawce może wywrzeć na kimś równie duże wrażenie, jak Twoja osobista obecność.
Przykład: ostatnio po raz pierwszy osobiście spotkałem się z kobietą. Bałem się spotkania i przygotowań na waleczną i trudną godzinę - ponieważ po niezliczonych spotkaniach przez telefon tego właśnie mnie nauczyła. Czy tak chcesz, żeby inni cię postrzegali? Nie myślałem tak.
Oto jak podnieść maniery telefonu i uczynić z nich swoją tajną broń.
Zawsze odbieraj po drugim lub trzecim dzwonku
Tak naprawdę nikt nigdy nie musiał mi dawać tej rady - opracowałem ją jako własną osobistą wytyczną po tym, jak zauważyłem, co doprowadza mnie do szału, gdy próbuję do kogoś zadzwonić.
Wiele osób uważa telefon za zło konieczne w pracy, uciekając się do jego użycia tylko w nagłych przypadkach. Staram się więc pamiętać, że jeśli ktoś do mnie dzwoni, prawdopodobnie czegoś od razu potrzebuje. Jak najszybsze podniesienie telefonu jest łatwym sposobem, aby rozmówca poczuł się, jakbyś już uważał, i może pomóc w rozpoczęciu rozmowy z bardziej pozytywną nutą niż w przypadku pozostawienia go na chwilę więcej dzwonków lub gorzej, po prostu pozwól mu przejść do poczty głosowej.
Ponadto w dzisiejszych czasach każdy ma identyfikator dzwoniącego, a zbyt długie dzwonienie telefonu może sprawiać wrażenie, że sprawdzasz połączenia. (Oczywiście, monitorujesz swoje połączenia, ale czy naprawdę chcesz, aby Twój rozmówca to wiedział?)
Zachowuj się, jakbyś był zadowolony, że tak nazywali
Ten jest trudny - większość twoich połączeń prawdopodobnie nie pochodzi od twoich najlepszych przyjaciół. Ale jeśli porozmawiasz z dzwoniącym tak, jakbyś był szczęśliwy słysząc jej głos, uspokoi ją i złagodzi ton dyskusji.
Oczywiście bądź szczery. Osoba, z którą rozmawiasz, zna jej relacje z tobą, więc nie ma sensu udawać silniejszej więzi niż ty - ona przejrzy cię. Z mojego doświadczenia wynika, że początkowe „Cześć! Jak się masz? ”„ Och, jestem dobry, a ty? ”Wymiana jest wszystkim, co jest naprawdę potrzebne, aby grzecznie i szczerze zacząć działać.
Bądź miły, ale krótko
Jednym ze stereotypów, które często słyszę, jest to, że kobiety bardzo lubią rozmawiać przez telefon. Teraz dla mnie nie może być dalej od prawdy - ale jeśli tak jest w twoim przypadku, to w porządku. Po prostu nie ćwicz w pracy.
Staraj się zachować kontrolę nad rozmową i nie pozwól, aby osobiste pytania pozostały w ciągu ostatnich 10-15 sekund - albo „jak się masz?” Może przerodzić się w długą rozmowę na temat nowego zwierzaka dzwoniącego lub ostatnich przygód ze szkoleniem nocnika jego maluch. Po tym, jak odpowiedziałem: „Mam się dobrze, dziękuję!”, Zaczynam od razu: „Więc w czym mogę ci dziś pomóc?”. To przypomina wszystkim, że jest to rozmowa biznesowa i przywraca rozmowę na właściwe tory.
Wreszcie, bądź krótki. Utrzymywanie połączeń przez nie więcej niż 3-5 minut sprawia wrażenie, że wiesz, co robisz, i nie marnujesz czasu na zajmowanie się danym problemem. (Pamiętaj też, że jeśli nie masz własnego biura, większość twoich rozmów zostanie usłyszana - a czasem nawet wysłuchana. Pamiętaj o tym , gdy masz ochotę na pogawędkę).
Oferuj dodatkową pomoc i informacje
Zawsze kończę swoje rozmowy pytając, czy jest coś jeszcze, czego potrzebuje mój rozmówca. Jeśli nie, przypominam im o moim adresie e-mail na wypadek, gdyby chcieli kontynuować. Brzmi prosto, ale upewnienie się, że jesteś postrzegany jako uważny i dostępny, da ci reputację responsywnego, kompetentnego i niezawodnego kolegi.
Chociaż pomysł na dobre maniery telefoniczne może wydawać się nieco staromodny „Emily Post”, zaufaj mi, dopracowanie swoich umiejętności telefonicznych się opłaci. Rozsądne korzystanie z tego telefonu może pomóc Ci znaleźć nowego klienta, budować dobre relacje z kolegami w biurach satelitarnych, a nawet zainspirować ulubionego delikatesy, aby wrzucił dodatkową ucztę podczas zamawiania lunchu!
