Czy Twój kalendarz Google jest przepełniony mnóstwem mikroprojektów? Czy Trello zajmuje ci godziny w ciągu dnia? Czy stworzyłeś już tyle list, że nie możesz ich nawet utrzymać prosto?
Nie mam wątpliwości, że ustawiasz swój harmonogram z najlepszymi intencjami, ale jeśli wydaje ci się, że twoje próby pozostania zorganizowanym nie przynoszą rezultatów, istnieje szansa, że używasz niewłaściwego narzędzia planowania.
Większość popularnych obecnie narzędzi do planowania służy jednemu z trzech celów. Upewnij się, że używasz właściwego dla pracy, którą próbujesz wykonać.
1. Podstawowa lista rzeczy do zrobienia
Wiesz, co to jest lista rzeczy do zrobienia. Ten rodzaj harmonogramu jest świetny dla poszczególnych członków zespołu lub projektów nieliniowych, w których kolejność wykonywanych zadań nie jest bardzo ważna.
Narzędzia takie jak Wunderlist i Any.do są świetne dla tych, którzy szukają czegoś bardziej podstawowego, ponieważ mają przejrzysty interfejs użytkownika i są dostępne na wielu urządzeniach. Twórz i zapisuj listy w aplikacjach internetowych lub zarządzaj nimi z dowolnego miejsca za pomocą telefonu.
Użyj go, gdy Twoim priorytetem jest realizacja niepowiązanych celów
Listy rzeczy do zrobienia są proste i jednoznaczne, co oznacza, że możesz je szybko planować i modyfikować, nie tracąc przy tym żadnej innej części dnia. Jeśli Twoje codzienne zadania nie są od siebie zależne, pomoże ci to zapamiętać, co musisz zrobić, nie poświęcając zbyt wiele czasu na organizację.
Jeśli więc czekasz na weekend i chcesz kupić artykuły spożywcze, idź pobiegać, spotkać się z przyjaciółmi i wysłać kilka e-maili; najlepiej jest zapisać wszystkie te niepowiązane elementy na poręcznej liście rzeczy do zrobienia.
2. Harmonogram Kanban
Narzędzia Kanban koncentrują się na pomocy w organizowaniu zadań w segmenty. Idealnie, gdy zadanie przechodzi z jednego wiadra do drugiego, zbliża się ono do ukończenia. Na przykład te segmenty mogą być etapami procesu lub podzadaniami w ramach większego zadania, które należy ukończyć.
Harmonogram Kanban jest używany przez narzędzia takie jak Trello i Google Keep. Pozwalają z łatwością przenosić elementy, ustalać terminy i przypomnienia oraz udostępniać oś czasu innym.
Użyj go, gdy priorytetem jest przejście przez wiele ustrukturyzowanych etapów
System kubełkowy pomoże ci wizualizować etapy procesu i śledzić poszczególne projekty podczas ich przechodzenia. Może to nie tylko pomóc w zarządzaniu projektami, ale może również pomóc w wykryciu nieefektywności w procesie.
Jeśli masz zdalny zespół pracowników pracujących nad różnymi aspektami tego samego projektu - i którzy śledzą postępy raczej według rezultatów niż harmonogramu - jest to odpowiedni sposób.
3. Harmonogram Gantta
Harmonogramy Gantta podkreślają aktualność i terminy. Za pomocą tego typu można zaplanować, jak długo powinien trwać każdy krok procesu i jak każdy krok odnosi się do kroków, które następują przed nim i po nim.
Ludzie, którzy pracują w oparciu o terminy, często wolą korzystać z Kalendarza Google lub Instagantt z Asany. Oba te narzędzia pozwalają kodować kolorami projekty (co uważam za niezwykle pomocne). Obejmują one również funkcje przeciągania i upuszczania, dzięki czemu można łatwo zmienić kolejność zadań, jeśli pojawi się coś nieoczekiwanego.
Użyj go, gdy Twoim priorytetem są terminy
Planowanie Gantta skupione na terminowości pomoże ci rozbić podzadania większego projektu i przydzielić odpowiednią ilość czasu dla każdego z nich. Dzięki podziałowi czasu potrzebnego na ukończenie projektu będziesz w stanie efektywniej planować każdy etap procesu i unikać stresu zbliżającego się do ostatecznego terminu.
Jeśli chcesz się upewnić, że wszyscy członkowie Twojego zespołu wykonują podzadania długiego projektu na czas, zechcesz to wykorzystać.
Zrób sobie przysługę i poświęć kilka minut - dzisiaj - na zapisanie najważniejszych aspektów twojego harmonogramu. Nie myśl o używanym obecnie narzędziu do zarządzania zadaniami: zapisz, co jest ważne w codziennej pracy.
Następnie spójrz na swoją listę i ustal, jaki harmonogram byłby dla Ciebie najlepszy. Czy potrzebujesz systemu, który bardziej odpowiada terminom, czy może potrzebujesz prostszej listy, której planowanie nie zajmie godziny w każdym tygodniu?
Tylko nie zapomnij zaplanować na czas tweeta i powiedz mi, jak działa Twój nowy system.
