Najpierw rano otwierasz swój e-mail, a na nim jest 30 nieprzeczytanych wiadomości. Albo w końcu zająłeś się swoją skrzynką odbiorczą i tuż przed wypisaniem się przychodzi jeszcze jeden e-mail. Albo, co powiesz na ten scenariusz: masz trudności z ustaleniem priorytetów między innymi zadaniami i kilkoma wiadomościami oznaczonymi gwiazdką.
Pierwsze pytanie, które pojawia się w twojej głowie w każdej z tych sytuacji, brzmi: czy powinienem to otworzyć?
Łatwo się zdecydować, prawda?
Ale druga myśl, którą masz, to: Czy muszę teraz na to odpowiedzieć?
To trudny i szczerze mówiąc, jesteś jedyną osobą, która zna odpowiedź. Więc chociaż prawdopodobnie nie mam kwalifikacji, aby powiedzieć ci dokładnie, kiedy powinieneś do kogoś wrócić, pomogę ci zawęzić opcje.
Oni tak mówią
Całkiem proste, ale jeśli ktoś poświęci czas, aby powiedzieć: „Proszę, wróć do mnie dzisiaj” lub „Chciałbym poznać twoje myśli do popołudnia” lub „Daj mi znać, co myślisz przed naszym spotkaniem o 15:00” lub „ Potrzebuję tego JAK NAJSZYBCIEJ ”, mają na myśli.
Odnosi się to również do każdego terminu, który ktoś ci wyznaczy - co oznacza, że jeśli wyznaczy on termin na twoją odpowiedź, powinieneś go podać do tego czasu (lub, jeśli czujesz się zbyt produktywny, wcześniej).
To od kogoś naprawdę ważnego
Jeśli pracujesz z wymagającymi klientami lub znanymi menedżerami i wiesz, że opóźniona reakcja zaszkodzi Twojej reputacji (lub Twojej firmie), odpowiedź na ten dzień jest zawsze właściwa.
Chodzi o pilną sprawę
Pojawiają się problemy, terminy są przesuwane, szefowie potrzebują rzeczy w ostatniej chwili - jeśli wydaje się to pilne lub ma wysoki priorytet, lub wpływa na coś, nad czym obecnie pracujesz, prawdopodobnie warto natychmiast zwrócić na to uwagę.
Czas jest niewłaściwy
Jest godzina siedemnasta i ktoś właśnie do ciebie wrócił. Jasne, możesz odpowiedzieć tu i teraz, ale są szanse, że zaraz wyjdą z biura na dzień - i zagubi się w morzu wiadomości, które otrzymają jutro.
Jeśli wiesz, że dana osoba nie odpowie dzisiaj, możesz cofnąć odpowiedź.
Potrzebujesz czasu, aby to przemyśleć
Ktoś zadał ci trudne pytanie, albo chce czegoś, co musisz sprawdzić u swojego szefa, albo ich słowa zaskoczą cię lub wzbudzą emocje. Daj sobie dodatkowy dzień na przemyślenie, uspokojenie i przygotowanie odpowiedzi - poczujesz się lepiej wiedząc, że wysłałeś profesjonalną odpowiedź, nawet jeśli wymagało to więcej czasu.
Wymaga więcej niż tylko odpowiedzi
Być może odpowiedź jest nie tylko potrzebna od ciebie, ale wymaga wkładu wielu osób. Lub musisz wysłać im wypełniony arkusz kalkulacyjny lub wersję roboczą prezentacji. Zawsze lepiej jest poświęcić więcej czasu na zebranie materiałów i pokrycie wszystkich twoich baz, niż wysłać na wpół upieczoną odpowiedź na całkowicie upieczone żądanie.
Sprawi, że będziesz wyglądać dobrze
Sara McCord, pisarka Muse, dwa razy pisze, że zrobisz lepsze wrażenie, jeśli poczekasz na odpowiedź na wiadomość e-mail. Po pierwsze, gdy ktoś prosi o nowe pomysły - dopóki nie jest to pilne, prosi o rozwagę, więc powstrzymywanie się sprawia wrażenie, jakbyś naprawdę próbował wymyślić coś wspaniałego.
Drugim jest, jeśli ktoś napisze ci długą wiadomość - będzie to niegrzeczne, jeśli tylko odeślesz szybką wiadomość z jednym zdaniem, więc daj sobie trochę swobody, by znaleźć równie dokładną odpowiedź.
Nie jesteś dostępny (i wiedzą o tym)
Wreszcie, jeśli jesteś na wakacjach, podróżujesz, chorujesz lub jesteś niedysponowany z jakiegokolwiek powodu - i komunikujesz to w jakikolwiek sposób (za pośrednictwem wiadomości OOO lub ustnie między urzędami) - osoba ta nie jest oczekując natychmiastowej odpowiedzi.
Stworzenie idealnej odpowiedzi jest wystarczająco trudne, więc skorzystaj z tego ściągawki, aby dowiedzieć się, kiedy jest odpowiedni moment na wysłanie go, a na pewno utrzymasz gwiezdne relacje.
Po tym wszystkim możesz poczuć się źle, nie reagując od razu. W takim przypadku skorzystaj z porady specjalisty ds. Kariery Sary McCord i nagraj następującą odpowiedź:
W ten sposób wszyscy wiedzą, że dostałeś wiadomość i jest ona na twoim radarze.
