Prawidłowo wykonane wirtualne spotkania wideo - w szczególności Google Hangouts - mogą zgromadzić odległe zespoły, upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie i pozwolić wszystkim zaangażować się bez atmosfery panującej w sali konferencyjnej (która nie lubi relaksować się na kanapie na spotkanie?).
Ale kiedy zrobione źle? Google Hangouts może być ogromną stratą czasu, nie wspominając o bardzo rozpraszającym i niezręcznym (15-sekundowe przerwy nigdy nie są zabawne).
Chcesz mieć skuteczny i udany Hangout Google, który nie doprowadza wszystkich do szału? Oto kilka kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać.
1. Zaplanuj tak, jak na każde inne spotkanie
Ogólnie rzecz biorąc, tylko dlatego, że nie musisz fizycznie być w biurze na spotkanie, nie oznacza, że możesz zwlekać z przygotowaniami. W końcu nadal chcesz, aby spotkanie przebiegało tak szybko (i boleśnie), jak to możliwe.
Znaczenie: Stwórz plan gry. Jeśli prowadzisz Hangout, wyślij wcześniej wszystkim krótki plan, aby wiedzieli, czego się spodziewać i co przygotować. Jeśli nie prowadzisz spotkania, zasugeruj tej osobie, aby wysłała krótką wiadomość e-mail z głównymi punktami rozmowy. Kiedyś siedziałem na wirtualnym spotkaniu, gdzie prowadząca go zapomniała powiedzieć innemu pracownikowi, aby wcześniej znalazł konkretny (i niezbędny) dokument, dzięki czemu osoba ta spędziła 20 minut podczas spotkania, szukając go w swojej skrzynce odbiorczej. Przypomnij nam, jak niewygodnie siedzimy przy komputerach, nie wiedząc, co robić.
Ale możesz łatwo uniknąć tego straconego czasu, upewniając się, że każdy wie, co powinien „zabrać” ze sobą i jest gotowy do udziału, jak tylko się zarejestrują.
Mała profesjonalna wskazówka: skorzystaj z funkcji czatu Google Hangout po prawej stronie ekranu, aby szybko zapisać program, do którego każdy może się odwoływać. Nie musi być szczegółowy, ale może działać jako wskazówka, aby wszyscy byli na dobrej drodze i skupieni.
2. Wcześniej omów format
Google Hangouts może być znacznie bardziej niezręczny niż spotkania osobiste. Kiedy ty i grupa ludzi siedzicie fizycznie w pokoju, łatwo jest poznać wskazówki dotyczące ciała, aby dowiedzieć się, kto będzie mówił dalej lub jaki jest ogólny charakter spotkania. Ale kiedy siedzisz na ekranie komputera i nie widzisz nic oprócz twarzy osoby? To jest trochę trudniejsze.
Ponownie wiele niezręczności można zmniejszyć, jeśli wszyscy znają wcześniej format spotkania. Czy jedna osoba będzie mówić dużo więcej niż wszyscy inni? Poproś innych członków spotkania, aby przyłączyli się do Hangouta z wyciszonymi mikrofonami. Czy sesja jest burzą mózgów przy okrągłym stole? Poinformuj ludzi, w jakiej kolejności zostaną poproszeni o przedstawienie się, abyś nie musiał radzić sobie ze wszystkimi rozmawiającymi ze sobą lub długimi, niewygodnymi „A więc - kto chce iść dalej?” Przerywa. (To są najgorsze.)
3. Użyj aplikacji Google Hangout
Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że kilka ikon może uratować życie podczas spotkania, zwłaszcza jeśli próbujesz sprawić, by przebiegło to tak szybko, jak to możliwe.
Widzisz tę małą ikonę mikrofonu? To jest przycisk wyciszenia. Użyj go, jeśli twoje otoczenie jest głośne lub piszesz coś, gdy inni rozmawiają. To uprzejmość dla innych osób na Twoim Hangoucie.
Ponadto, jeśli jesteś na spotkaniu, na którym wszyscy próbujesz jednocześnie przeglądać dokument lub stronę internetową, użyj opcji przechwytywania ekranu w Google Hangout. Byłem w zbyt wielu Hangoutach Google, gdzie mnóstwo ludzi próbuje patrzeć na tę samą stronę internetową na swoich komputerach (a tym samym nie zwracając uwagi na Hangout) iw takich sytuacjach jest to dar niebios.
Google ma również mnóstwo innych aplikacji specjalnie na Hangout, więc sprawdź, co może najlepiej działać w Twoim zespole. Od wirtualnej tablicy, na której współpracownicy mogą wziąć udział w burzy mózgów, po dziwną małą aplikację, która daje wszystkim wąsy i śmieszne czapki, znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby Twój Hangout był bardziej produktywny i zabawny.
Ogólnie rzecz biorąc, spotkania Google Hangout mogą być równie skuteczne (jeśli nie bardziej) niż spotkania osobiste; po prostu trochę wcześniej ćwiczą i planują. Ale jeśli uda ci się wprowadzić wszystkich na tę samą stronę, będzie płynnie i niezręcznie.
