Jako kierownik codzienne życie wypełnia komunikacja: prowadzenie spotkań, wysyłanie e-maili, tworzenie prezentacji i zatrzymywanie się przy biurkach pracowników na czacie.
Ale tak zajęty, jak możesz się czuć z tą interakcją, możesz nie komunikować się skutecznie. Pomimo wszystkich rozmów, które prowadzisz w ciągu dnia, Twój zespół może być zdezorientowany co do twoich - i ich - priorytetów, celów i zadań. A to może szybko doprowadzić do niespełnionych oczekiwań i dostrzeganych problemów z wydajnością.
Aby upewnić się, że zespół jest zsynchronizowany, uważaj na te pięć znaków, że komunikacja Twojego zespołu jest wyłączona, abyś mógł zresetować rozmowę i wrócić na właściwe tory.
1. Praca jest powielana
Kiedy praca nie jest odpowiednio komunikowana, zwykle pojawia się zamieszanie. Doskonały przykład: kiedy moja firma przeszła niedawną fuzję, musiały się spotkać dwa zespoły komunikacyjne - wraz z dwoma dyrektorami, poziomami kierowników i zespołami współpracowników. Nagle mieliśmy być jednym.
Ale przy braku skutecznej komunikacji było zupełnie odwrotnie. Nikt nie wiedział, za co wszyscy są odpowiedzialni, więc każdy członek zespołu nadal robił to, co zawsze. Zredagowałbym fragment zawartości dla mojego szefa, podczas gdy mój współpracownik edytował ten sam fragment dla swojego szefa. W końcu mieliśmy dwa różnie zredagowane utwory i nie mieliśmy pojęcia, co z nimi zrobić. Powieliliśmy wysiłki, co spowodowało wiele ciężkiej pracy, której w rzeczywistości nie można było wykorzystać - ponieważ już ją wykonano.
2.… lub wcale nie zrobione
Czysta komunikacja jest kluczowa, gdy przypisujesz projekty do członka zespołu. Niedawno miałem szefa, który miał bardzo upiorny sposób mówienia o projektach. Napisałby mi długi, kręty e-mail, który rozmyślał nad potencjalnym projektem. „Zastanawiam się, czy powinniśmy napisać o tym komunikat prasowy?”, Napisał. „Nie jestem pewien, czy uda nam się uzyskać ofertę od klienta, która zadziała”.
Dla mnie oznaczało to, że wciąż o tym myślał, więc mogłem kontynuować moje inne projekty. Dla niego oznaczało to, że tak, powinienem zacząć przygotowywać komunikat prasowy i sam wymyślić sytuację cytatów. Kiedy sprawdził moje postępy, nie miałem nic do zgłoszenia - ponieważ w mojej opinii nigdy tak naprawdę nie dał mi zgody.
Ostatecznie praca nie była wykonywana, terminy nie były dotrzymywane, a postęp zatrzymał się.
3. Gotowy produkt nie jest tym, czego się spodziewałeś
Jeden z moich współpracowników niedawno przyjął stażystę. Nigdy wcześniej nie zdołała, więc był to jej pierwszy smak wyzwania komunikowania oczekiwań z pracownikiem. Zaczęła od tego, co według niej było dość prostym zadaniem, ale kiedy otrzymała od niego pracę, nie było nawet blisko tego, o co myślała, o co poprosiła. Za każdym razem zwracała się do mnie i pytała: „Czy jestem szalona?”
Trudna rzeczywistość polegała na tym, że coś w komunikacji było wyłączone. Albo ona, jako kierownik, nie wyjaśniała jasno, czego chce, albo pracownik nie starał się zadawać wyjaśnień w celu ustalenia, co powinien dostarczyć - lub kombinacji obu.
Tak czy inaczej, jej obowiązkiem było zainicjowanie zmiany, aby ich komunikacja - i praca - mogły się poprawić.
4. Na jednym końcu jest cisza
Jednym z najbardziej wymownych i powszechnych błędów jest to, że jedna ze stron dominuje w rozmowie.
Na przykład, jak w powyższej historii z moją współpracowniczką, pracowała jako nowy menedżer, przydzielając projekty, trenując swojego pracownika i komunikując cele. A po stronie pracownika? Cisza radiowa.
Jest to również powszechne na odwrót. Kiedyś miałem szefa, który mieszkał w innym stanie i chodziłem przez tygodnie (dosłownie tygodnie!) Bez kontaktu z nim. Kontynuowałbym swoją regularną pracę, wysyłałem do niego e-maile, od czasu do czasu próbowałem zadzwonić i… nic. Poza rzadką, jednorazową rozmową pozostawiono mi własne urządzenia.
5. Nie masz takich samych priorytetów
Kiedy Twoi pracownicy pracują jednocześnie nad wieloma zadaniami (co prawdopodobnie zawsze jest), są zobowiązani do priorytetowego traktowania niektórych nad innymi. Ale kiedy nie masz jasności co do swoich celów i priorytetów, najpierw musisz dostosować swoje cele i listę zadań do wykonania.
Nagle potrzebujesz gotowego produktu o najwyższym priorytecie. Zwracasz się do wyznaczonego pracownika, ale ona rzuca ci pytające spojrzenie. „Cały tydzień pracowałem nad innymi informacjami dla klientów. Myślałem, że tego właśnie potrzebujesz.
Dobra komunikacja oznacza, że wszyscy w zespole - w tym ty - znajdują się na tej samej stronie, jeśli chodzi o projekty znajdujące się na szczycie listy priorytetów, i które mogą poczekać do później.
Jako kierownik łatwo obwiniać te kwestie innymi czynnikami: Twoi pracownicy są gorsi, nie słuchają lub po prostu nie są odcięci od ról, w których pełnią swoje funkcje.
Ale prawdę mówiąc, nie możesz zacząć obwiniać za problemy z wydajnością, dopóki nie rozwiążesz większego problemu. Istotą problemu - i miejscem, w którym musisz zacząć go rozwiązywać - jest komunikacja Twojego zespołu. I jako menedżer zaczyna się od ciebie. Staraj się naprawić sposób interakcji ze swoim zespołem, a przekonasz się, że wiele innych problemów, które zwykle napotykasz po drodze, również zostało rozwiązanych.
