Każda osoba lub grupa zaangażowana w zdalną organizację pracy powinna wiedzieć dokładnie, czego się od nich oczekuje i jak zostaną pociągnięci do odpowiedzialności. Zasady pracy zdalnej powinny obejmować obowiązki firmy, pracownika, pracodawcy i działu HR.
Skuteczna polityka powinna jasno określać, co następuje:
- Kompensacja pracowników -Kompensacja pracownika ma zastosowanie, o ile pracownik wykonuje swoją pracę i nie wykonuje napraw domowych w czasie, w którym powinien pracować. Rekompensata pracownika ma zastosowanie tylko w wyznaczonym obszarze roboczym. Nie obejmuje całego domu pracownika zdalnego.
- Obowiązują wszystkie standardowe zasady pracy - Nadgodziny, czas wolny itp. Przestrzeganie zasad ułatwia pracownikom i przełożonym w miejscu pracy, aby wiedzieć, kiedy pracownik zdalny jest dostępny. Nie ma sensu pracować w nadgodzinach, które nie zostały wcześniej zatwierdzone. Nie zrobiłbyś tego na miejscu, więc dlaczego robisz to podczas pracy zdalnej?
- Kto zapewnia ubezpieczenie sprzętu i ubezpieczenia - Polityka pracy zdalnej powinna wyraźnie określać, kto dostarcza sprzęt. Firma może zapewnić określone wyposażenie, które jest wymagane, aby pracownicy mobilni mogli wypełniać swoje funkcje związane z pracą. Firma jest odpowiedzialna za upewnienie się, że na tych przedmiotach istnieje ubezpieczenie. Przedmioty, które pracownicy zdalni kupują samodzielnie, powinny być objęte własnym ubezpieczeniem domowym.
- Zwrot kosztów pracy - Określ, które wydatki są zwracane, takie jak druga linia telefoniczna lub miesięczne opłaty za usługi internetowe. Aby otrzymać zwrot kosztów, wymagane są określone formularze, które będą wypełniane co tydzień lub co miesiąc.
- Bezzwrotne wydatki - Obejmuje to koszty zmian wprowadzonych w domu w celu zapewnienia wyznaczonego miejsca pracy. Firma nie powinna płacić za tego typu wydatki.
- Program pracy zdalnej jest ściśle dobrowolny - Pracownik nie może zostać zmuszony do zdalnej organizacji pracy. Jest to ważne, aby pracownicy byli jasno określeni; nigdy nie powinni czuć się zmuszani do pracy zdalnej, chyba że w opisie stanowiska wyraźnie stwierdza się, że stanowisko wiąże się z pracą zdalną - na przykład sprzedaż zewnętrzną.
- Godziny pracy Nie powinieneś pracować więcej lub krócej niż w domu. Jako pracownik zdalny, jeśli tracisz pracę i nie pracujesz w tych samych godzinach, które wykonywałbyś na miejscu, to tylko pokonałbyś cel zdalnej organizacji pracy i straciłbyś przywilej pracy zdalnej. Możesz nawet stracić pracę, ponieważ nie wykonasz swojej pracy w akceptowalny sposób.
- Rozwiązanie umowy o pracę na odległość - Wyjaśnij, w jaki sposób można rozwiązać umowę, co należy zrobić - pisemną lub ustną wypowiedź oraz powody, dla których umowa może zostać rozwiązana.
- Wpływ na podatki państwowe / prowincjalne - Jakie są konsekwencje, jeśli pracujesz w innym stanie / prowincji od pracodawcy? - Zawsze skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby uzyskać więcej wyjaśnień. Jeśli masz podatki potrącane z wynagrodzenia z powodu specyfiki stanu / prowincji, musisz poznać konsekwencje pracy w innym stanie / prowincji, od miejsca, w którym znajduje się twój pracodawca. Pomoc specjalisty podatkowego może pomóc.
- Problemy podatkowe w Home Office - Pracownik zdalny jest odpowiedzialny za wszelkie problemy podatkowe w urzędzie krajowym i za płacenie odpowiednich podatków. Aby uzyskać więcej informacji, skonsultuj się z doradcą podatkowym.
- Zdalne określenie pracy - Stwierdzenie, kto kwalifikuje się do pracy zdalnej, może wyeliminować wiele frustracji dla osób, które mogą chcieć pracować zdalnie, ale ze względu na charakter ich stanowiska lub obowiązków nie mogą. Tworzenie listy funkcji zadań dostosowanych do pracy zdalnej i cech, które sprawiają, że odnoszący sukcesy pracownicy zdalni eliminują wszelkie pytania dotyczące wybierania ulubionych.
- Korzyści i rekompensata - Wszystkie pozostałe świadczenia i rekompensaty pozostają bez zmian. Praca zdalna nie może być powodem do zmiany tych danych. Nie możesz płacić komuś mniej za wykonywanie swojej pracy, ponieważ nie pracują już w siedzibie klienta.
- Bezpieczeństwo informacji - Określ, w jaki sposób zdalni pracownicy będą odpowiedzialni za bezpieczne przechowywanie dokumentów i innych materiałów związanych z pracą w lokalizacji biura domowego. Określa, że szafka plików z blokadą jest wymagana, to jedna z metod.
Inteligentne firmy będą poddane przeglądowi przez ich radcę prawnego, zanim udostępnią je wszystkim pracownikom. Firmy, które korzystają z doraźnego programu do pracy zdalnej i nie tworzą Polityki, mogą pozostawać otwarte na spory dotyczące dowolnego z powyższych problemów. Warto poświęcić czas i pieniądze na stworzenie Polityki z udziałem personelu prawnego, aby zapewnić, że nie ma w niej znaków zapytania ani szarej strefy.
Praca zdalna Zasady powinny być zamieszczane tam, gdzie wszyscy pracownicy mogą mieć do nich dostęp, w firmowym intranecie i na fizycznych tablicach ogłoszeń. Nie powinno być ograniczeń co do tego, kto może mieć dostęp do informacji.
