Z jakiegokolwiek powodu opóźniasz się w pracy. Twoja lista rzeczy do zrobienia wymknęła się spod kontroli, nie dotrzymujesz terminów, a skrzynka odbiorcza jest pełna wiadomości e-mail od współpracowników, którzy śledzą sprawy, które obiecałeś im kilka tygodni temu.
Kiedy sytuacja jest naprawdę tragiczna, szybka poprawka lub nowa lista rzeczy do zrobienia nie naprawi sytuacji. Aby ponownie przejąć kontrolę, nadszedł czas, aby cofnąć się o krok, ocenić sytuację i wykonać bardziej strategiczne ruchy, aby oczyścić swój talerz.
Najpierw musisz zrobić coś, co nazywam „listą zlewozmywaków kuchennych”. Zablokuj czas w swoim harmonogramie na spotkanie ze sobą (polecam śniadanie poza biurem). Następnie na tym spotkaniu zapisz absolutnie wszystko, co się teraz dzieje. Zacznij od zidentyfikowania głównych grup prac (np. Komunikacji z klientem, raportowania wewnętrznego, zatrudniania), upewniając się, że dodałeś „inne” wiadro dla wszystkich różnych pozycji, które nieuchronnie się pojawiają. Następnie napisz wszystko, co musisz zrobić na papierze. Żaden element nie jest zbyt mały lub zbyt nieistotny, aby zrobić listę. Ważne jest, aby zmierzyć się z rzeczywistością tego, co musisz zrobić, aby określić powagę sytuacji - i jak ekstremalną strategię będziesz musiał wdrożyć.
Zazwyczaj po zrobieniu listy zlewów kuchennych znajdziesz się w jednym z dwóch obozów. Pierwszy obóz jest taki, że jeśli spojrzysz na wszystko i wydaje ci się, że to dużo, ale z odrobiną perspektywy, kilkoma reorganizacjami i kilkutygodniowym trybem bestii, może się zdarzyć. To zajmie tylko kilka tygodni.
Ale jeśli spojrzysz na listę zlewów kuchennych i wiesz, że nie da się tego wszystkiego zrobić, jesteś w Obozie Drugim. W jakiś sposób odgryzłeś o wiele więcej, niż możesz żuć, i jesteś całkowicie przytłoczony i rozpaczliwie z tyłu. Cóż, jestem tutaj, aby powiedzieć, że nadszedł czas, aby zmierzyć się z tą rzeczywistością i wprowadzić pewne zmiany.
Oto siedem strategii, które pomogą ci odzyskać kontrolę nad życiem zawodowym:
1. Przycinaj drzewo
Spójrz na zadania z listy zlewów kuchennych i zdecyduj, które z nich można całkowicie usunąć. Wiem, to brzmi przerażająco - a nawet niemożliwe. Ale jestem gotów się założyć, że jest kilka rzeczy, których tak naprawdę nie trzeba teraz robić (przynajmniej nie przez ciebie). Wszystko, co nie jest krytyczne, powinno dostać siekierę.
2. Uprość dane wyjściowe, stosując regułę 80/20.
Czy są jakieś zadania lub projekty, w których 20% wysiłku przyniosłoby 80% wpływu? Na przykład szef chce analizy konkurencji dla nowego produktu, który zamierza wprowadzić na rynek. Czy zanim wręczy jej powieść o konkurencyjnym krajobrazie, wystarczy jedna strona każdego poważnego konkurenta, aby pomóc w podjęciu tej decyzji? Lub, jeśli większość przychodów, które generujesz jako przedstawiciel handlowy, pochodzi z większych transakcji, ale spędzasz połowę swojego czasu na drobnych transakcjach, które ledwo poruszają igłą, czy możesz zamiast tego przenieść czas i uwagę na większe transakcje? Tak? Idź z tymi zadaniami lub projektami.
3. Automatyzacja lub outsourcing
Ekspert ds. Produktywności, Stever Robbins, napisał świetny artykuł na temat zasady 30/3. Wyjaśnia, że coś, co zajmuje ci 30 minut dziennie, to trzy tygodnie w roku. Trzy całe tygodnie! Odzyskaj ten czas, sprawdzając, czy istnieją jakieś mniejsze zadania, które możesz zautomatyzować lub zlecić na zewnątrz za pomocą narzędzi innych firm, takich jak Assistant.to, aby przyspieszyć planowanie.
4. Poproś o pomoc
Porozmawiaj ze swoim szefem, współpracownikami, pracownikami, a nawet innymi działami, aby sprawdzić, czy ktoś może pomóc w podjęciu niektórych zadań. Kto wie - może twój stażysta umiera, by zmoczyć jej stopy w programie PowerPoint, a może Dan z działu sprzedaży ma model Excela, który można łatwo dostosować do prognozowania budżetu. Spójrz na obszary, w których praca koleżanek w pewnym stopniu pokrywa się z najbardziej oczywistymi hand-offami. (Sprawdź te wskazówki dotyczące delegowania, jeśli potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu tej rozmowy).
5. Rozpocznij sekwencjonowanie
Jeśli wszystko, co pozostało na twojej liście, musi się wydarzyć, a ty nie uzyskasz żadnej pomocy, będzie musiało się wydarzyć - po prostu nie wszystkie naraz. Sprawdź swoje terminy, aby ustalić, które pozycje są naprawdę pilne, a które harmonogramy można przesunąć z powrotem. Twój menedżer może i powinien ci pomóc w ustalaniu priorytetów i ustalaniu kolejności.
6. Przejdź moratorium na Tak
Ta strategia nie pomaga poradzić sobie z istniejącym problemem, ale ma kluczowe znaczenie dla utrzymania go w ryzach. Dopóki wszystko nie będzie znowu pod kontrolą, musisz być królem lub królową „Nie!”. Nie podejmuj dodatkowych projektów, dopóki nie wyjdziesz z tego bałaganu.
7. Zaproponuj zatrudnienie
Jeśli wypróbowałeś wszystkie powyższe rozwiązania i nadal nie możesz się doczekać, być może czas poprosić o dodanie kogoś do swojego zespołu. W zależności od kultury i budżetu firmy rozważ pomoc w niepełnym wymiarze godzin, staż lub tymczasową jako opcję tańszą.
A jeśli wszystko inne zawiedzie, ogłosić upadłość listy rzeczy do zrobienia i przenieść się na Bali. Żartuję, nie zawiedziesz się. Będziesz po prostu trochę bardziej stresowany niż zwykle, dopóki nie rozwiążesz tego wszystkiego - ale obiecuję, że tam dotrzesz.
