Niezależnie od posiadanych danych, a arkuszpodobnie jak Excel to świetne miejsce do przechowywania. Excel ma wbudowane narzędzia, które pomogą Ci śledzić dane i znaleźć konkretne informacje, kiedy tylko chcesz. Dzięki setkom kolumn i tysiącom wierszy arkusz kalkulacyjny Excel może pomieścić ogromną ilość danych.
Excel jest również prostszy w użyciu niż pełnowartościowy program bazodanowy, taki jak Microsoft Access. Dane można łatwo wprowadzić do arkusza kalkulacyjnego, a za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszy można sortować dane i znaleźć to, czego szukasz.
Wprowadzanie danych do tabel Excela
Podstawowym formatem przechowywania danych w Excelu jest tabela. W tabeli dane są wprowadzane w wierszach. Każdy wiersz jest znany jako rekord. Po utworzeniu tabeli, narzędzia danych programu Excel mogą być używane do wyszukiwania, sortowania i filtrowania rekordów w celu znalezienia konkretnych informacji.
Wprowadzanie danych tabeli
Pierwszym krokiem do utworzenia tabeli jest wprowadzenie danych. W takim przypadku ważne jest, aby upewnić się, że jest poprawnie wprowadzony. Jako przykładu nie należy zostawiać pustych komórek podczas tworzenia tabeli, takie działanie może powodować problemy w przyszłości.
Błędy danych, spowodowane nieprawidłowym wprowadzeniem danych, są źródłem wielu problemów związanych z zarządzaniem danymi. Jeśli dane zostaną wprowadzone poprawnie na początku, program z większym prawdopodobieństwem przekaże żądane wyniki.
Wiersze i kolumny Excela
Wiersze w tabeli
Jak wspomniano powyżej, wiersze danych są znane jako rekordy. Wprowadzając zapisy, pamiętaj o następujących wskazówkach:
- Nie zostawiaj pustych wierszy w tworzonej tabeli, nawet między nagłówkami i pierwszym wierszem danych.
- Rekord może zawierać dane dotyczące tylko jednego konkretnego przedmiotu.
- Rekord musi również zawierać WSZYSTKIE dane z listy o tym przedmiocie. Nie może być informacji o przedmiocie w więcej niż jednym wierszu.
- Aby utworzyć listę, tabela danych musi zawierać co najmniej dwa rekordy danych.
Kolumny w tabeli
Podczas gdy wiersze w tabeli są określane jako rekordy, kolumny są znane jako pola. Każda kolumna wymaga nagłówka w celu zidentyfikowania zawartych w niej danych; te nagłówki są nazywane nazwami pól.
- Nazwy pól są używane w celu zapewnienia, że dane dla każdego rekordu są wprowadzane w tej samej kolejności.
- Upewnij się, że wszystkie dane w kolumnie są wprowadzane w tym samym formacie. Jeśli zaczniesz wprowadzać liczby jako cyfry (np. 10 lub 20), utrzymuj je. Nie zmieniaj części drogi i zaczynaj wprowadzać liczby jako słowa (np. Dziesięć lub dwadzieścia). Bądź konsekwentny.
- Nie zostawiaj pustych kolumn w tabeli.
- Aby utworzyć listę, tabela musi mieć co najmniej dwie kolumny szerokości.
Tworzenie listy w programie Excel
Korzystanie z opcji filtrowania
Po poprawnym wprowadzeniu danych do pliku stół z właściwymi nagłówkami można go przekonwertować na listę używając Filtr opcja.
- Wybierz dowolna komórka w tabeli.
- Wybierać Strona główna> Sortowanie i filtrowanie> Filtrowanie z karty Strona główna.
- Tabela będzie teraz wyświetlać małe strzałki rozwijane obok każdego nagłówka.
Zarządzanie listami danych
- Obok nazwy pola pojawią się strzałki w dół, które po kliknięciu otwierają menu rozwijane.
- Menu rozwijane zawiera opcje sortowania listy według nazw pól i wyszukiwania listy rekordów pasujących do określonych kryteriów.
