Istnieje epidemia - epidemia złych e-maili.
Naprawdę zdałem sobie z tego sprawę po raz piąty, kiedy mój szef skomentował wiadomość e-mail, którą wysłałem, aby przejrzała: „To naprawdę dobry e-mail!” Nie myślałem, że to coś specjalnego, dopóki nie zacząłem zwracać większej uwagi na wiadomości e-mail Otrzymywałem Wystąpiły okropne błędy gramatyczne, zawstydzające błędy ortograficzne, niepoprawne nazwy, emotikony, brak odpowiednich pozdrowień i uprzejmości oraz zwyczajne stare złe pisanie. Mógłbym kontynuować.
Nie chodzi o to, że jesteśmy niekompetentni, ludzie. Po prostu nie troszczymy się o nasze e-maile, na które wielu z nich zasługuje. Opieka, powiedzmy, redaktor może dać artykuł.
Tak więc, aby pomóc nam wszystkim poprawić komunikację w miejscu pracy, oto przewodnik redaktora dotyczący pisania wiadomości e-mail, które przyniosą ci szacunek (i odpowiedzi). Pamiętaj o tych pomysłach następnym razem, gdy będziesz przeglądać swoją skrzynkę odbiorczą - i przekonaj się, jaki wpływ ma kilka drobnych zmian.
Zwolnij
Wiem, że jesteśmy w wyścigu, aby dostać się do skrzynki odbiorczej zero. I oczywiście, w niektórych przypadkach wystrzelenie krótkiej wiadomości e-mail ma sens: gdy jesteś w trakcie długiego wątku komunikacji z bliskim współpracownikiem, gdy tylko wystrzelasz dokument do swojego szefa i tym podobne.
Ale w większości skuteczna komunikacja (i dobre pisanie) wymaga czasu. Sformułowanie myśli, zrozumienie tego, co naprawdę próbujesz powiedzieć, i napisanie wiadomości w jasny sposób wymaga czasu. I ostatecznie taki jest e-mail - forma komunikacji. To nie zadanie.
Więc następnym razem, gdy będziesz musiał napisać komuś bardziej szczegółowy e-mail, daj mu czas, na jaki zasługuje. Jeśli to konieczne, zablokuj go w swoim kalendarzu. I nie mówię pięć minut na e-mail - nie jest niczym niezwykłym, że spędzam ponad 15 minut na dobrym e-mailu, szczególnie jeśli jest to moja pierwsza komunikacja z kimś, kogo chcę wywrzeć wrażenie. Pozwól sobie na ten czas i nie czuj się powolny lub nieproduktywny. Czujesz, że robisz to dobrze.
Upewnij się, że ma początek, środek i koniec
To, że żyjemy w świecie 140 znaków, nie oznacza, że twoje e-maile powinny być w ten sposób. Tak naprawdę, będziemy tu trochę wracać do liceum angielskiego i klasycznego eseju w stylu hamburgera; to znaczy, każdy esej potrzebuje wstępu, treści i wniosków.
Powinieneś pomyśleć o tym, że twoje e-maile mają tę samą strukturę. Każda sekcja nie musi być długa, ale zwłaszcza w początkowej komunikacji, powinna tam być. Co powinna zawierać każda sekcja?
Wprowadzenie
Zawsze zaczynaj od powitania - może wydawać się archaiczne, ale naprawdę robi różnicę. Następnie, w zależności od charakteru twojego związku, akapit otwierający jest doskonałym miejscem na przyjazne powitanie ( „Mam nadzieję, że twoje poszukiwanie pracy idzie dobrze!” ), Przypomnienie kontekstu twojej rozmowy ( „To było takie miłe porozmawiać z tobą w zeszłym tygodniu. ” ) lub przedmowę o tym, dlaczego się z Tobą kontaktujesz ( „ Chciałem dotknąć bazy o… ” ).
Ciało
Tutaj dochodzisz do sedna twojego e-maila. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania tutaj jest przekazanie odbiorcom wszystkich informacji, których potrzebują, aby podjąć wszelkie działania, o które ich poprosisz. Obejmuje to podawanie wszelkich informacji kontekstowych, szczegółów lub danych, które są niezbędne, i prezentowanie ich w logiczny, spójny sposób. Jeśli wiadomość e-mail jest wysyłana w celu przekazania informacji lub decyzji (zamiast poprosić o przysługę), należy podać uzasadnienie lub wyjaśnienie.
Wniosek
Zawarcie wiadomości e-mail jest nieco inne niż zawarcie eseju. Zamiast podsumowywać to, o czym już mówiłeś, powinieneś zakończyć to krokiem akcji. Jeśli poprosisz o spotkanie przy kawie, zaproponuj datę i godzinę. Jeśli otrzymujesz wkład w projekt, przypomnij swojemu współpracownikowi dokładnie, czego potrzebujesz i kiedy. A jeśli tylko podajesz informacje, przypomnij swojemu kontaktowi, że on lub ona mogą przyjść do ciebie z wszelkimi pytaniami. Wreszcie, przynajmniej w początkowej wiadomości e-mail, zawsze zamykaj powitanie i pełny podpis.
Może się to wydawać dużo, ale jak powiedziałem, nie musi to być długo. Na przykład jest to wiadomość e-mail, którą mogę wysłać do osoby, z którą chcę wziąć kawę:
Hej Dave!
Miło cię poznać! Wspaniale było rozmawiać z Alexem, a kiedy wspomniała, że cię zna, wskoczyłem na to.
Uwielbiam to, co robicie w swojej firmie, i byłoby wspaniale porozmawiać z Tobą o tym, jak myślisz o publikowaniu online, swoim ostatnim przeprojektowaniu i innych rzeczach o pracy, którą oboje spędzamy.
Czy uważasz, że w najbliższych tygodniach będziesz miał trochę czasu na spotkanie? Byłbym szczęśliwy, gdybym wpadł do biura lub napił się kawy - cokolwiek jest dla ciebie najwygodniejsze!
Najlepszy i szczęśliwy poniedziałek.
Erin
O wiele lepsze niż: „Hej Dave, chcesz kiedyś napić się kawy?” dobrze?
Korekta i kontrola faktów
Gdy skończysz pisać e-maila, nie powinieneś po prostu wysyłać go w świat. Zawsze czytaj ponownie e-maile, przynajmniej raz. Oprócz sprawdzania podstawowych błędów ortograficznych i gramatycznych, sprawdzasz także fakty, takie jak pisownia nazwisk, wydarzenia, do których się odwołujesz, lub daty, o których wspominasz. Adresowanie wiadomości e-mail „Hej Jon”, kiedy powinna ona brzmieć „Hej, John”, może wydawać się drobną rzeczą, ale twój kontakt zauważy - a pierwsze wrażenia robią ogromną różnicę.
Warto również przemyśleć ton wiadomości e-mail. Czy to brzmi zbyt biznesowo, gdy próbujesz być przyjazny? Czy jesteś zbyt entuzjastycznie nastawiony do wykrzykników i emotikonów kosztem profesjonalizmu? Spróbuj się cofnąć i zastanów się, jak zareaguje na to osoba czytająca wiadomość e-mail - i odpowiednio ją dostosuj. W przypadku szczególnie ważnych e-maili proszę również kogoś, aby mi to przejrzał - dodatkowy zestaw oczu redakcji nigdy nikomu nie zaszkodził.
Pomyśl, jak byś się poczuł, gdyby pojawił się publicznie
Na koniec, zanim trafisz w send, zastanów się, jak byś się czuł, gdyby ten e-mail został przeczytany przez kogokolwiek poza osobą, do której go wysyłasz. Co jeśli, jakoś trafił do skrzynki odbiorczej twojego szefa? Co jeśli zostanie opublikowany w Internecie? (Hej, zdarza się.) To świetna ostateczna kontrola, aby upewnić się, że twoje e-maile brzmią z szacunkiem i profesjonalnie, a ostatecznie przedstawiają, w jaki sposób chcesz przedstawiać się światu.
Wiem, że włożenie jednego e-maila to dużo pracy. Ale dzięki liczbie złych e-maili, które wszyscy dostajemy każdego dnia, ludzie naprawdę zauważą różnicę, gdy dobry trafi do swojej skrzynki odbiorczej. I to może być różnica między ignorowaniem a otrzymywaniem tego, czego chcesz.
