Adres w Gettysburgu miał 271 słów.
Wczoraj otrzymałem wiadomość e-mail na temat zmiany zasad firmy dotyczących wyboru kawy i herbaty, która wynosiła 350.
Wiem - kawa jest ważna. Ale jeśli Lincoln byłby w stanie wymownie powiedzieć podzielonemu narodowi o znaczeniu ludzkości i równości w 271 słowach, myślę, że powinniśmy móc wysyłać e-maile związane z pracą, które są nieco krótsze.
Wiele razy boimy się mówić w wiadomościach e-mail, ponieważ nie chcemy brzmieć wrednie lub dlatego, że uważamy, że musimy udzielić wielu informacji lub wskazówek, aby przekazać nam swoją opinię. I to jest sprawiedliwe. Ale myślę, że wszyscy zgodzilibyśmy się, że mniej poczty e-mail znacznie ułatwiłoby nam życie zawodowe. A wszystko zaczyna się od tego, że każdy z nich jest nieco krótszy.
Oto szybki i łatwy przewodnik, aby Twoje wiadomości e-mail były krótkie i słodkie (nie brzmią jak kretyn).
Wytnij puch
Dostaję wiele e-maili, które zaczynają się od puchu. I chociaż jest to przyjemne, może to być również strata czasu, zwłaszcza jeśli tak naprawdę cię nie znam, lub jeśli spotkam się na spotkaniu o 16:00.
Innymi słowy, nie musisz zaczynać każdego e-maila informującego ludzi, że masz nadzieję, że spędzili dobry weekend. O ile naprawdę nie wyciągniesz ręki do kogoś, aby nadrobić zaległości, załóżmy, że wszyscy mamy nadzieję, że wszyscy mieli dobry weekend, nie możemy się doczekać nadchodzącego weekendu i ogólnie dobrze mu idzie. A potem zabierz się do pracy.
Wytnij dodatkowe słowa
Wszyscy od czasu do czasu dodajemy dodatkowe słowa do naszego pisania z różnych powodów. Sprawia, że przejścia są płynniejsze. Łagodzi trudny język. Czasami sprawia, że brzmimy mądrzej.
Jednak w wiadomościach e-mail Twoim zadaniem nie jest stworzenie najdoskonalszego listu na świecie, lecz szybka i łatwa komunikacja. W rzeczywistości wzywam cię do usunięcia słów lub wyrażeń, które nie są absolutnie konieczne.
Weź następujące zdanie z ostatnio otrzymanej wiadomości:
W tym momencie myślę, że sensownie byłoby dla nas wszystkich przegrupować sprawę i zaproponować kilka kluczowych punktów do dyskusji na naszym spotkaniu za dwa tygodnie, które pomogą nam zbliżyć się do znalezienia rozwiązania, które działa dla wszystkich stron.
O co tu chodzi? Trudno powiedzieć tak wieloma dodatkowymi słowami. Wyrażenie typu „w tym momencie” nic nie dodaje, a zatem nie musi być dołączane. Dlaczego nie napisać tego w ten sposób?
„Wszyscy wymyślimy 2-3 punkty dyskusji na ten temat przed naszym następnym spotkaniem.”
Wszyscy w wątku wiedzą, o czym mówisz, zdanie jest jasne, a liczba słów zmniejszyła się o około 70%.
Bądź zwięzły, nie mylący
Kiedyś miałem szefa, który wysyłał mi krótkie, tajemnicze e-maile, które nie miały sensu. O 8 rano dostanę e-maila z informacją:
„Już dziś poradzisz sobie z Facebookiem. -MJ ”
Co miał na myśli przez rączkę? Co z Facebookiem wymagało obsługi? Jego e-mail zmusił mnie do zadania kilku pytań, na które musiał odpowiedzieć. Chociaż jego początkowy e-mail był krótki, w końcu wymieniliśmy więcej e-maili i marnowaliśmy więcej czasu, niż gdyby po raz pierwszy podał trochę więcej informacji. Gdyby dodał jeszcze kilka słów, powiedz: „Najpierw zajmij się odpowiedziami użytkowników Facebooka, ponieważ mieliśmy wiele skarg z dnia na dzień”, moglibyśmy uniknąć niepotrzebnych naprzód i wstecz.
Bycie mądrym w słowach i krótkie w wykonywaniu nie oznacza tylko bycia krótkim. Upewnij się, że nadal masz jasność co do wiadomości.
Przypomnę
Zanim wyślesz wiadomość e-mail, poświęć dodatkowe 30 sekund i przeczytaj ją ponownie. Zadaj sobie następujące pytania:
- Czy w tym e-mailu jest wyraźny i łatwy do zrozumienia punkt?
- Czy jest coś, co mogę wyciągnąć, co nie dodaje do głównego punktu?
- Czy można coś uprościć?
Im więcej ćwiczysz się w recenzowaniu swojego pisania, tym bardziej zobaczysz, że są obszary do poprawy. Co ważniejsze, tym bardziej zaczniesz automatycznie wprowadzać te zmiany w przyszłych wiadomościach e-mail.
Ostatnia wskazówka: umieść swoje e-maile w liczniku słów, aby zobaczyć, ile słów aktualnie oceniasz na e-mail - może cię to zszokować. Śledź swoje postępy i zobacz, jak nisko możesz zejść.
