Czy kiedykolwiek masz wrażenie, że krzyczysz do czarnej dziury, gdy wysyłasz wiadomość e-mail lub zostawiasz komuś pocztę głosową? Wystawiasz swoją prośbę we wszechświecie - a następnie siadasz przy biurku ze skrzyżowanymi palcami, mając nadzieję na szybką odpowiedź.
Dzięki mojej pracy w świecie PR widziałem to wszystko, jeśli chodzi o wiadomości bez odpowiedzi. Zarządzałem korespondencją z klientami CEO (czyli wiecznie zajętymi), kierownictwem i zespołami prawnymi klientów moich klientów (czyli tych, którzy myślą, że nie jestem ważny), a także mediami (czyli tymi, którzy nie chcą poradzić sobie z PR-owcami). Po drodze wiele się nauczyłem, jak uzyskać odpowiedzi, kiedy ich potrzebujesz.
Bez względu na przyczynę opóźnienia, oto kilka wskazówek, jak sprawić, by ci zajęci (i tak, irytujący) powolni respondenci zwracali uwagę.
Nawiąż połączenie
Przede wszystkim, gdy łączysz się z inną osobą, musisz dać jej / jej powód, aby chcieć ci pomóc.
Zacznij od unikania błędów, które natychmiast odłączają odbiornik. Błędna pisownia jego imienia to dobry przykład: wiem, że to podstawa, ale nie mogę powiedzieć, ile e-maili otrzymuję dla Ashely'ego lub Ashleigha - a kiedy to robię, natychmiast jestem zirytowany i mniej prawdopodobne, że odpowiem szybko. Staraj się też nie brzmieć jak sprzedaż (na przykład „chciałbym z tobą porozmawiać o…”) - nikt nie chce sobie z tym poradzić.
Zamiast tego zwróć uwagę kontaktu, sprawiając, że wszystko będzie dla niego odpowiednie. Lubię słowo „ty” - na przykład, zamiast na przykład: „Potrzebuję, abyś przejrzał te formularze”, powiedz: „Twój klient wymaga zatwierdzenia tych formularzy”. To prosta, ale skuteczna sztuczka.
Możesz także spodobać się ludziom, grając według ich osobowości lub skrótów klawiszowych. Na przykład ktoś, kto ma trochę ego, prawdopodobnie najlepiej zareaguje na potwierdzenie tego, jak ważny jest on lub ona (np. „Zdaję sobie sprawę z tego, jak ważny jest twój czas, więc sugeruję, abyśmy mieli 10-minutową rozmowę w celu omówienia studium przypadku ”).
Ułatw szybką odpowiedź
Nawet jeśli twój kontakt jest zainteresowany pomocą, ktoś, kto jest zajęty, nie będzie miał czasu na przejrzenie zwiniętego e-maila lub wysłuchanie długiej, wędrującej poczty głosowej. Upewnij się więc, że usprawnisz swoją wiadomość i ułatwisz jej szybkie reagowanie, stosując następujące taktyki.
Posiadaj informacyjny wiersz tematu
Skorzystaj z wiersza tematu, aby od razu wskazać swoją potrzebę, i pomóż odbiorcy ustalić priorytet twojej prośby. Rozpoczynanie od czegoś takiego jak „Do recenzji”, „Wymaga opinii” lub „Proszę o odpowiedź do wtorku” to szybki sposób, aby od samego początku oczekiwania były jasne.
Dotrzyj prosto do celu
Nie marnuj dużo czasu na wiadomości z nieistotnymi informacjami lub subtelnościami. Bądź uprzejmy, mówiąc szybko: „Mam nadzieję, że dziś rano dobrze cię traktuje”, a następnie zanurz się we wstępie i powodach zadowolenia odbiorcy. Zachowaj to również w prosty sposób (np. „Twój klient X i ja pracujemy razem nad Y, i zostałem poinformowany, że jesteś najlepszym kontaktem dla Z”).
Nadaj terminy realizacji zadań
Aby zapobiec umieszczaniu wiadomości e-mail lub poczty głosowej w stosie „za każdym razem, gdy do niej dojdę”, zadawaj konkretne pytania lub dawaj elementy działania, a także określ harmonogram, w którym chcesz odpowiedzieć. W przypadku niektórych projektów i klientów odniosłem sukces, stwierdzając: „Prześlij opinię do piątku. W tym czasie będę aktualizować i wysyłać ten dokument do reszty zespołu w celu sprawdzenia. ”To dobry sposób na zasugerowanie:„ Jeśli nie dotrzesz na czas, stracisz głos w tej sprawie. . ”
Podaj zalecenie
Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie lub rozwiązania problemu, zawsze podaj kilka różnych opcji i swoją rekomendację. W ten sposób osoba, z którą się kontaktujesz, musi przemyśleć to rzadziej i może szybko odpowiedzieć „Tak, twoja rekomendacja jest w porządku” lub „Chodźmy z opcją nr 1”.
Śledź elegancko
Dzięki temu odbiorca mógł łatwo odpowiedzieć i nadal nie otrzymujesz odpowiedzi. Co teraz? Czas na dalsze działania. Równoważenie bycia pomocnym i irytującym na tym etapie może być trudne, ale jest to możliwe, podążając za właściwą linią komunikacji.
Po otrzymaniu pierwszego e-maila czas na szybką odpowiedź, która ma sens w zależności od terminu. Ten e-mail powinien zawierać oryginalną wiadomość e-mail z krótkim zdaniem u góry przypominającym kontakt z pierwotną prośbą i terminem. Pamiętaj też o ponownym podłączeniu wymaganych materiałów.
Drugi e-mail i nadal nie otrzymujesz odpowiedzi? Czas na telefon (Poczekaj co najmniej 24 godziny po wysłaniu kolejnej wiadomości e-mail, chyba że absolutnie potrzebujesz czegoś wcześniej.) Bez względu na to, czy dana osoba zadzwoni, czy zostawi wiadomość głosową, bądź krótka. Przypomnij mu o oryginalnym e-mailu, kim jesteś i czego potrzebujesz.
Niezależnie od tego, jak podążasz za tym krokiem, zawsze wychodź z następnym krokiem w rękach - „jutro pójdę za tobą” lub „Jeśli nie otrzymam od ciebie odpowiedzi do końca dnia, będę uwzględniając resztę opinii zespołu i wysyłając go do klienta. ”
I pamiętaj, aby śledzić wszystkie próby skontaktowania się z daną osobą - odesłanie do niej może pomóc w określeniu pilnej potrzeby i może okazać się przydatne, jeśli będziesz zmuszony przywieźć ze sobą kopię zapasową, aby ci pomóc.
Wyciągnij duże pistolety
W tej notatce, jeśli kilkakrotnie próbowałeś się z kimś skontaktować, bezskutecznie, spróbuj skopiować inne strony na twoje prośby. Odpowiedz na swój pierwotny e-mail (ponownie), dodaj „Chciałem tylko sprawdzić poniższy e-mail. Czy miałeś okazję…? ”I skopiować swojego szefa, klienta lub kogokolwiek innego, kto według ciebie go zachęci. Nie jest to moja ulubiona rzecz i możesz trochę zirytować odbiornik, ale na pewno dostaniesz odpowiedź w mgnieniu oka.
Ostatnią opcją jest znalezienie innego kontaktu, który może odpowiedzieć na twoje pytanie lub popchnąć oryginalnego odbiorcę, aby odpowiedział. Może to być kontakt wewnętrzny, z którym masz dobre relacje lub ktoś o większej mocy. Uwaga: W tej sytuacji nigdy nie chcesz obwiniać pierwotnego kontaktu. Zamiast tego po prostu ułóż w ramce: „Muszę jak najszybciej to poruszyć - czy możesz mi pomóc?”
Kto wiedział, że e-mail lub poczta głosowa mogą być tak skomplikowane? Bez względu na branżę, korespondencja z innymi jest prawie zawsze koniecznością i, niestety, powolne zaczepki zawsze będą istnieć. Ale dzięki tym wskazówkom powinieneś być w stanie uzyskać potrzebne odpowiedzi w odpowiednim czasie (lub przynajmniej w pewnym momencie). A teraz wynoś się i uzyskaj odpowiedzi!
