Jeśli chodzi o e-maile, zwykle jestem dość podejrzliwy.
Żyję w głębokim strachu przed zbytnim lub zbyt zimnym, a w tych wszystkich dodatkowych słowach, subtelnościach i (zawstydzająco) wykrzyknikach jest coś, co sprawia, że brzmię trochę cieplej i przyjaźnie.
Ale o to chodzi: ostatecznie marnuję swój czas - wraz z czasem osoby czytającej moje przesłanie.
Nikt nie chce wydawać swojej cennej energii mentalnej na brodzenie w puchu, aby dotrzeć do twojego punktu. Jeśli więc masz w sercu słabość do małych rozmów i kwiecistego języka, tak jak ja, jak możesz zdjąć własne wiadomości z rzeczy, które naprawdę mają znaczenie?
Oto cztery praktyczne wskazówki, które mi pomogły:
1. Wytnij wypełniające słowa i zwroty
Istnieje duża szansa, że do wiadomości e-mail będziesz dodawać wyrażenia uzupełniające.
Nie wierzysz mi? Wpisz adres e-mail do kolegi i sprawdź, ile razy użyłeś słowa „myślę”. Chociaż to pomaga złagodzić Twój język, jest to całkowicie niepotrzebne. Zakłada się, że tak właśnie myślisz, ponieważ to ty piszesz wiadomość.
Ta sama zasada obowiązuje dla słowa „sprawiedliwy”. Wszyscy tu i ówdzie wrzucamy. Ale w większości przypadków można to całkowicie wyciąć.
Jeśli chodzi o odfiltrowywanie innych bałaganów, które mogą się ukrywać, jest jeszcze jedna wskazówka mojego byłego instruktora dziennikarstwa, która nadal mi się przydaje: poszukaj przecinków. Wiele razy podążają za kwalifikatorem, który możesz usunąć. Wiesz, takie rzeczy jak „Nie trzeba dodawać”, „Jednak”, „Rzeczywiście”, a nawet „Wiesz”, że zaczynałem to zdanie.
2. Użyj Punktorów
Uwzględnienie niezbędnego kontekstu to jedno. Ale, szczególnie w wiadomościach e-mail, kusi, aby przesadzić i wypełnić swoją wiadomość wszystkimi nieistotnymi szczegółami.
Właśnie dlatego korzystanie z punktorów może być tak pomocne - zmusza cię do większej zwięzłości i bezpośredniego pisania. Podejmij wyzwanie, aby ustalić, czy istnieją akapity, które lepiej byłoby przekształcić w skróconą listę.
Chociaż nie chcesz, aby cały e-mail był pozornie niekończącym się zestawem wypunktowanych punktów, rozbicie niektórych większych fragmentów tekstu może pomóc skrócić notatkę (i znacznie ją uporządkować).
3. Odsyłaj osoby do odpowiednich dokumentów
Od czasu do czasu informacje, które desperacko próbujesz wcisnąć do wiadomości e-mail, były już rejestrowane gdzie indziej - czy to w dokumencie, prezentacji, na stronie internetowej, czy w czymś zupełnie innym.
Nie musisz wymyślać koła na nowo. Jeśli więc możesz wykopać dodatkowy zasób, który już udostępnia wszystkie te potrzebne informacje, skieruj do niego odbiorcę - zamiast próbować go streszczać.
4. Pomiń małą rozmowę
Jeśli jesteś podobny do mnie, spojrzałeś na tę wskazówkę i pomyślałeś, że żartujesz? Pomijanie tych uprzejmości z pewnością zmieni mnie w biurowego potwora!
Wiem, skąd przybywasz - zastępowanie każdej mojej wiadomości przyjaznym pytaniem wydaje się grzeczną rzeczą. Ale i tak najczęściej pozostaje całkowicie bez odpowiedzi. Jest to całkowicie niepotrzebna część, którą większość ludzi po prostu błyszczy.
Zachęcamy do szybkiego i przyjemnego „Mam nadzieję, że dobrze sobie radzisz!” Jednak prawdopodobnie najlepiej jest nacisnąć przycisk Backspace na czymkolwiek poza tym.
Te sztuczki w akcji
Chcesz dowód, że te wskazówki faktycznie działają? Spójrz na poniższe przykłady, aby zobaczyć, w jaki sposób drugi e-mail osiąga ten sam punkt, co pierwszy - przy znacznie mniejszej liczbie słów.
- Wyniki sprzedaży w tym kwartale spadły. Jak możemy to przedstawić w sposób, który nie jest zbyt negatywny?
- Prezentacja może być silniejsza, jeśli zmienimy zamówienie. Co myślisz?
Ten pierwszy e-mail ma 198 słów. Drugi? To zwięzłe i uproszczone 93 słowa - co oznacza, że pierwsza wiadomość była ponad dwukrotnie dłuższa niż druga.
Ostrzegamy, że niektóre przesłanie będzie łatwiej zastosować do taktyki niż do innych. I prawdopodobnie nie będziesz w stanie podzielić każdego napisanego na pół.
Ale nie zniechęcaj się. Zamiast tego pamiętaj, że sam fakt, że starasz się być bardziej wydajny i skuteczny w komunikacji pisemnej, jest naprawdę najważniejszy. Dopóki jest to coś, o czym nadal jesteś świadomy, twoje e-maile z pewnością będą się poprawiać.
