Zawsze śmieję się, kiedy naprawdę wpływowi ludzie wspominają coś w stylu: „Och, dostaję ponad 600 e-maili dziennie”, ponieważ to brzmi tak naprawdę okropnie, nawet jak na skromną przechwałkę. Ale co może być jeszcze smutniejsze? Szanse na wyświetlenie wiadomości e-mail i odpowiedź na nie przez osobę taką jak ta nie są tak dobre.
Istnieje jednak kilka prostych zasad, których można przestrzegać, aby zwiększyć prawdopodobieństwo nie tylko odczytania wiadomości e-mail, ale uzyskania odpowiedzi. Niezależnie od tego, czy wysyłasz e-maila do kierownika wysokiego szczebla w swojej firmie, czy ważny kontakt zawodowy, postępuj zgodnie z tymi zasadami.
Zwróć uwagę na porę dnia
E-mail jest świetny, ponieważ wydaje się, że jest to nieinwazyjny sposób, aby kogoś złapać. Myślenie brzmi: „nie ma znaczenia, kiedy wyślesz wiadomość e-mail, otrzymają ją, gdy będą mieli wolną chwilę”. Ale to nie działa tak. W rzeczywistości wszyscy mamy wzorce korzystania z poczty e-mail, w których patrzymy na wiadomości e-mail i odpowiadamy na nie w określonych godzinach szczytu. A przekazanie wiadomości do skrzynki odbiorczej, gdy ktoś aktywnie wysyła wiadomość e-mail, oznacza, że masz lepszą szansę na bycie widocznym.
Zazwyczaj liderzy zwykle sprawdzają pocztę e-mail wcześnie rano lub późno w nocy, ponieważ są zajęci spotkaniami przez większą część dnia, więc to dobre miejsce na rozpoczęcie. Jeśli po tygodniu nie otrzymasz odpowiedzi, spróbuj ponownie wysłać wiadomość e-mail, ale w zupełnie innej porze dnia.
Bądź krótki
Nie zaczynaj e-maila od długiej diatryby o tym, kim jesteś, gdzie znalazłeś czyjś adres e-mail lub historię swojego życia. Po prostu przejdź do tego. W dziennikarstwie istnieje koncepcja umieszczenia wszystkich istotnych elementów historii na lede, a nie zakopywania ich głęboko w piątym akapicie. Zrób to samo tutaj.
I dosłownie, trzymaj swój e-mail z jak najmniejszą liczbą słów. Naprawdę długi e-mail zostanie zeskanowany tak szybko, że nie ma praktycznie żadnej szansy, aby zobaczyć faktyczny powód wysłania e-maila. W tej notatce:
Wyjaśnij, o co prosisz
Przez cały czas otrzymuję e-maile i kończę czytanie i mówię sobie: „Nie mam pojęcia, czego ta osoba chce”. Posiadanie celu lub pożądanego działania od czytelnika jest niezbędne, ponieważ jeśli ktoś nie wie, czego chcesz, on lub ona prawdopodobnie nie zareaguje. Więc jaki jest cel? Chcesz, żeby ktoś się z tobą spotkał? Czy chcesz, żeby Cię z kimś połączył? A może po prostu chcesz, żeby kliknęła link, aby dowiedzieć się więcej o czymś? Upewnij się, że konkretnie podałeś, co chcesz zrobić. I bądź tak uprzejmy, jak to możliwe.
Zrób to o nich
Zapracowana osoba nie ma czasu, aby przeczytać o tym, co robi Twoja firma, jakie jest poszukiwanie pracy lub czego naprawdę potrzebujesz w tej chwili dla swojej firmy. Zamiast poświęcać sobie wiele słów, powiedz o drugiej osobie. Co możesz zrobić, aby mu pomóc? Dlaczego odpowiadanie będzie dla niej korzystne lub łatwe? Rzadko odpowiadam na wiadomość e-mail, w której ktoś mówi przez dwa akapity o tym, co jego firma robi z bolesnymi szczegółami. Ale jeśli ktoś może mi szybko powiedzieć, jak ułatwi mi życie, jestem skłonny dowiedzieć się więcej.
Linie tematyczne mają znaczenie
W nasze e-maile poświęcamy tyle czasu, że często zapominamy o temacie. Ale tematy dotyczące e-maili osobistych są tak samo ważne, jak w przypadku e-maili marketingowych (w których starannie obsesyjnie nad każdym słowem i gorączkowo testujemy różne opcje, aby zobaczyć, co działa najlepiej).
Łatwo jest przejrzeć lub zignorować ogólne linie tematyczne, więc oto kilka, których całkowicie unikam:
- Wprowadzenie
- Pozdrowienia od Elliotta
- Kontynuowanie
- Świetnie cię poznać
Czemu? Ponieważ są ogólne i mogą pochodzić od każdego. Nie będziesz się wyróżniać. Zamiast tego spróbuj czegoś takiego:
- Uścisnęliśmy sobie ręce na imprezie Smith Charity zeszłej nocy
- Wprowadzenie dla osoby 1 i osoby 2 do połączenia
- Prawdopodobnie dzisiaj nie przeczytasz takiego e-maila
Mogą być trochę niedostępne, ale prawdopodobnie różnią się od czegokolwiek w skrzynce odbiorczej osoby.
Zła wiadomość jest taka, że jeśli chodzi o kontakt z ważnym kontaktem, możesz zrobić wszystko dobrze i nadal nie uzyskać odpowiedzi. Ale hej, kiedy ktoś czyta kilkaset e-maili dziennie, nie zawsze może dostać się do twojego. Nie traktuj milczenia jako odrzucenia - zamiast tego przeczytaj nasze wskazówki, jak być upartym i wytrwałym. Z czasem przestrzeganie tych zasad zwiększy Twoje szanse na uzyskanie odpowiedzi na większy procent wiadomości e-mail.
