Firmy od dawna rozumieją, jak ważne jest utrzymywanie dobrych relacji z mediami, co oznacza mniej „żadnych komentarzy”, a zamiast tego proaktywne zbieranie informacji. Ale w ciągu ostatnich kilku lat - szczególnie po krachu finansowym - wzrosła wrażliwość na to, jak przejrzysta jest firma, zarówno w mediach o niej („nie są wystarczająco przejrzyste!”), Jak i samej firmie ( „Czy jesteśmy wystarczająco transparentni?”).
Jak większość rzeczy w PR, istnieje delikatna równowaga między upewnieniem się, że Twoja firma działa w sposób przejrzysty, a nie publikowaniem informacji, które mogłyby negatywnie wpłynąć na reputację Twojej marki.
Ustalenie, gdzie narysować tę granicę, zależy od kilku czynników, w tym od siły relacji z dziennikarzami zajmującymi się Twoją firmą, a także od tego, jak pozytywne lub negatywne są te informacje.
Powiedziawszy to, oto jak poruszać się po najczęstszych (i często najtrudniejszych) tematach, o które pytają dziennikarze.
Informacje finansowe
Jeśli jesteś spółką publiczną, prawo wymaga ujawnienia informacji finansowych i operacyjnych. Jeśli spróbujesz uniknąć pytań z komentarzem „bez komentarza”, będziesz miał dużo kłopotów i sprawisz, że Twoja firma będzie wyglądać na bardzo nieprzejrzystego.
Jeśli jesteś firmą prywatną, nie musisz ujawniać informacji finansowych i operacyjnych. I większość firm zachowuje te liczby dla siebie. Jeśli jednak absolutnie go zabijasz i chcesz, aby prasa wiedziała, utwórz wspaniałe statystyki, które pokazują, jak wspaniale sobie radzisz, bez konieczności podawania dokładnych liczb (np. Wzrost z roku na rok). To ochroni cię na wypadek, gdybyś miał okropny kwartał. W takim przypadku dziennikarze mogą powąchać, że jest źle, ale nie będą mieli dokładnych liczb do porównania lub wykorzystania.
Personel
Jeśli chodzi o pracowników, twoim priorytetem nie jest przejrzystość - to ich ochrona. Dlatego jeśli dziennikarz wzywa do szukania informacji o życiu osobistym pracowników, zawsze należy wydać „bez komentarza”. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy dana osoba jest częścią wewnętrznego lub zewnętrznego dochodzenia, które zostało upublicznione. W takim przypadku zechcesz poinformować media, że prowadzisz dochodzenie lub współpracujesz, i zostaw to.
Jeśli pracownik opuścił firmę lub został zwolniony, a dziennikarz pyta o jego status, możesz powiedzieć, że nie ma go już w firmie. Ale nie musisz podawać więcej szczegółów.
Sukces uruchomienia lub inicjatywy
Jako PR ludzie, uwielbiamy możliwość proaktywnego docierania do prasy z pozytywnymi wiadomościami o naszej firmie. Ale co się stanie, gdy dziennikarze, którzy opublikowali ogłoszenie - takie jak wprowadzenie nowego produktu - sprawdzą i chcą dowiedzieć się, jak nowy produkt sprzedaje się sześć miesięcy później, kiedy tak naprawdę nie radzi sobie szczególnie dobrze?
Czy musisz odpowiadać na ich pytania? Nie. Ale czy nie wydaje ci się to bardzo nieprzejrzyste? Tak.
Radzę stworzyć jedno- lub dwuskładnikowe oświadczenie, które odpowie na pytanie dziennikarza, bez ponownego podania konkretnych liczb. W tym przypadku możesz powiedzieć coś w stylu: „Chociaż produkt jest dostępny na rynku od kilku miesięcy, otrzymaliśmy zachęcające opinie od naszych klientów”. Odpowiedzieliście, ukształtowaliście komunikat na swoją korzyść i zabezpieczysz się przed podawaniem zbyt dużej ilości informacji - na wypadek, gdyby produkt się zawrócił.
W kryzysie
Kiedy reputacja Twojej firmy jest zagrożona, musisz być bardzo ostrożny z informacjami, które przekazujesz mediom. Najlepszym sposobem na zachowanie przejrzystości przy jednoczesnej ochronie marki jest wydawanie regularnych oświadczeń dla prasy, informujących ich o tym, co się dzieje - np. Patrzysz na problem, zidentyfikowałeś problem i na koniec naprawiasz problem - przy jednoczesnym utrzymywaniu wiadomości na możliwie najniższym poziomie. Jeśli media mają jakieś pytania poza prostymi stwierdzeniami, na które nie czujesz się swobodnie, możesz „nie komentować”, dopóki nie będziesz niebieski na twarzy.
Chociaż to tylko kilka przykładów typów pytań, które otrzymasz od prasy, formuła zbierania palca na linii przezroczystości pozostaje taka sama: odpowiadaj na pytania tak przejrzyście, jak to możliwe, unikając chwastów swoimi odpowiedziami - czy to oznacza wykluczenie dokładnych liczb lub szczegółów dotyczących sytuacji. I pamiętaj: jeśli chcesz podzielić się informacją, ale nie chcesz być cytowany, zawsze możesz poprosić o wypowiedź w tle.
