Musisz więc anulować spotkanie klienta - być może dlatego, że twoje obciążenie jest po prostu zbyt duże, aby poradzić sobie z innym spotkaniem lub dlatego, że pojawiło się coś innego. A może spotkałeś się z nimi już kilka razy, a twoje interakcje stały się powtarzalne, jeśli nie bezproduktywne.
Jest to trudne - szczególnie dlatego, że główną częścią twojego zadania jest, no cóż, obsługa klientów, więc anulowanie ich nie sprawia, że wyglądasz świetnie.
Pierwszą rzeczą, którą musisz wziąć pod uwagę, jeśli kiedykolwiek chcesz wycofać się z klienta, jest związek Twojej firmy z nim. Wszyscy klienci są ważni, ale niektórzy mają większą wagę niż inni na liście priorytetów. Więc zadaj sobie pytanie, gdzie oni należą do hierarchii? Czy wnoszą duży wkład w zyski Twojej firmy? Jeśli tak, prawdopodobnie nie ma najlepszej wymówki, aby się z nimi nie spotkać (chyba że mówisz, jesteś okropnie chory lub masz do czynienia z nagłym wypadkiem). Zastanów się także nad swoją wymówką - czy po prostu nienawidzisz spotkań, czy rzeczywiście potrzebujesz przełożyć termin z ważnego powodu?
W każdym razie czasami musisz zwolnić czas, aby móc zarządzać wszystkimi relacjami na liście. Więc proponuję następujące:
1. Zamień spotkanie w rozmowę telefoniczną
Czy byliby gotowi wskoczyć przez telefon zamiast osobiście się spotkać? To może nie oszczędzać cię cały czas, ale oszczędza ci podróży do iz biura - i wciąż pokazuje, że jesteś gotów się połączyć.
2. Zamień spotkanie w krótsze spotkanie
Chcą zrobić 90-minutowy czat na temat wydajności swojego konta, ale wiesz, że możesz wszystko pokryć w 30 minut. Zadbaj o krótką rozmowę (i ewentualnie przenieś ją na e-mail lub telefon) za pomocą tego szablonu:
3. Zmień spotkanie w wiadomość e-mail (na razie)
Jeśli są bardzo elastyczne i możesz łatwo przekazać wszystko na piśmie, spróbuj zmienić godzinne spotkanie w 10-minutowy e-mail. Oczywiście zrozum, że jeśli jest to ważna lub poważna sprawa do omówienia, być może będziesz musiał później wskoczyć na telefon.
4. Wysuń się ze spotkania, do którego cię wciągnął Twój współpracownik
Powiedzmy, że jesteś projektantem pracującym nad projektem dla klienta. Nie jesteś bezpośrednim kontaktem - jest twoim współpracownikiem, menedżerem konta. Tak więc, gdy zostałeś zaproszony na spotkanie, twoja obecność nie jest obowiązkowa, dopóki kierownik konta może mówić w Twoim imieniu.
Jeśli chcesz, aby Twój kolega poradził sobie z boiskiem bez Ciebie, kluczowe jest wyposażenie go we wszystko, czego potrzebują, aby go wypowiedzieć i odpowiedzieć na pytania klienta. Ten szablon powinien pomóc:
Rzeczywistość pracy z klientami polega na tym, że musisz radzić sobie ze spotkaniami. Możliwe jednak, że będą chcieli zjeść cały Twój kalendarz, gdy masz inne rzeczy do zrobienia. Więc zamiast całkowicie ich anulować (i ryzykować zranienie twojego związku), spróbuj ograniczyć ilość czasu, jaki zajmują - może to być tylko tymczasowe, ale przynajmniej da ci trochę wytchnienia, aby wszystko zrobić.
