Kiedy zaczynałem pracę, nigdy nie rozumiałem, dlaczego ludzie tak bardzo nienawidzą spotkań. Uwielbiam ludzi, uwielbiam burze mózgów i uwielbiam wymówkę, by nie wpatrywać się w mój komputer przez kilka godzin - jak mogą wyglądać wspaniale?
Oczywiście z czasem zacząłem rozumieć, dlaczego mają zły rap. Odrzuć fakt, że większość spotkań jest nieefektywna, jeśli nie bezproduktywna i strata czasu, zajmuje około 23 minut i 15 sekund, aby ponownie skupić się na tym, nad czym pracowałeś przed spotkaniem (dlatego jesteśmy wielkimi fanami przekształcanie niepotrzebnych w e-maile).
Jako osoba, która (i zna wiele osób, które również miały) miała dni spotkań wzajemnych, wiem, jak ciężko może być wykonać całą swoją pracę. Oto kilka wskazówek, jak najlepiej przejść dzień, jeśli anulowanie nie jest możliwe.
Przygotuj się na spotkanie
Jest szansa, że wiesz kilka dni przed czasem, kiedy będziesz miał dzień pełen spotkań. Wykorzystaj ten czas na przygotowanie się.
Upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby zaprezentować lub uruchomić każde spotkanie. Jeśli jesteś uczestnikiem, przejrzyj dokumenty lub plany wysłane przez kolegów, aby dowiedzieć się, co musisz zabrać ze sobą i co zostanie omówione (jeśli nie masz, poproś o to!).
Wiedza o nadchodzących wydarzeniach pozwoli Ci zaoszczędzić od codziennego szukania plików, śledzenia informacji lub marnowania energii psychicznej na szokowanie tym, czego się uczysz.
Przygotuj pracę z wyprzedzeniem czasu
Zobacz, co przyszedłeś następnego dnia po spotkaniu. Czy można coś zrobić wcześniej? Pracując nad lunchem lub pozostając zaledwie 30 minut później niż zwykle dzień wcześniej, możesz przerwać niektóre zadania i nie kończyć dnia wypełnionego spotkaniem, jakbyś był daleko w tyle.
Zaplanuj, w jaki sposób wykorzystasz te fragmenty czasu pomiędzy
Czasami spotkania kończą się wcześnie. Czasami zaczynają się późno. A czasem są anulowane. (A czasami prezenter spędza pierwsze 10 minut próbując podłączyć komputer.)
Przygotuj się mądrze wykorzystać te wolne chwile.
Zrób listę wszystkiego, co można zrobić w mniej niż pięć minut. Następnie przejdź do tej listy (a nie mediów społecznościowych), gdy znajdziesz minuty do stracenia.
Zablokuj dowolny wolny czas
Kolejną sztuczką bez zastanowienia jest fizyczne blokowanie w dowolnym momencie między spotkaniami w kalendarzach.
Praca na spotkaniu (jeśli to możliwe)
OK, nie udzielam ci pozwolenia na nie słuchanie na spotkaniu, ale zdaję sobie również sprawę, że wszyscy to robią w pewnym momencie. Wiem też, że wybuchają pożary, którymi należy się zająć, bez względu na to, jak ważna jest dyskusja.
Jeśli więc w rozmowie panuje cisza, jesteś tylko obserwatorem na spotkaniu lub jesteś pewien, że nie jesteś w tym momencie potrzebny, daję ci pozwolenie na zmierzenie się z którymś z tych nisko wiszących owoców - czy odpowiada na Slacka, odpowiada na ważną wiadomość e-mail klienta, czy wypełnia szybki dokument.
Właściwie to zjedz lunch
Jeśli nie jest to całkowicie tabu w twoim biurze, zjedz lunch podczas spotkania. I rób przerwy w łazience, nawet jeśli oznacza to wyjście w środku lub spóźnienie się do następnego. Aha, i weź ze sobą wodę i przekąskę, żebyś nie poczuł głodu ani odwodnienia.
Pomoże to utrzymać energię, abyś mógł później poradzić sobie z różnymi problemami (więcej na ten temat poniżej).
Zaplanuj, aby był to długi dzień
Jeśli twój dzień będzie kompletnie zapakowany, warto zastanowić się nad tym, że prawdopodobnie nie odejdziesz, kiedy będziesz tego chciał. Praca poza normalnymi godzinami jest do bani, ale świadomość, że nadejdzie, sprawi, że będzie trochę mniej bolesna.
Anuluj swoje plany tej nocy
Powiedziawszy to, nie rób dnia dłużej, mając plany po pracy. To nie tylko wyznaczy termin, jak późno możesz pracować, ale będzie też oznaczało, że zakończysz dzień bardziej wyczerpany niż to konieczne. Zamiast tego spraw, aby była to noc samoopieki, która jest relaksująca i bezstresowa.
Wejdź wcześnie
Ustaw alarm nieco wcześniej niż zwykle i idź do biura przed wszystkimi innymi. Dzięki temu masz dużo wolnego czasu na skupienie się, zanim zacznie się dzień. Dotyczy to również nocnych sów - nawet jeśli wstaniesz wcześnie i po prostu spędzisz pierwszą godzinę na tworzeniu listy rzeczy do zrobienia na ten dzień, poczujesz się lepiej.
Unikaj tego w przyszłości
Możesz spróbować postępować zgodnie z tymi wskazówkami, aby zmniejszyć liczbę spotkań, w których musisz uczestniczyć w przyszłości.
Lub wracając do całego „blokowania pomysłu na kalendarz”, możesz upewnić się, że blokujesz codziennie od dwóch do trzech godzin. Pomaga to zapewnić, że prawie zawsze będziesz mieć czas na pracę. Chociaż oczywiście będziesz musiał przenieść te bloki, aby pomieścić innych ludzi i terminy, to dobry początek.
Bez wątpienia śmierdzi cały dzień spotkania. Jednak nie jest niemożliwe, aby przetrwać taki dzień i nadal wykonywać swoją pracę (w końcu, jeśli mogę to zrobić, Ty też możesz).
