Zbyt wielu klientów przychodzi do mnie na etapie „nie mogę już tego znieść”.
Weźmy na przykład Tricię, która przyszła do mnie zniechęcona swoją pracą i jej niezdolnością do zarządzania. Pracowała długie godziny - większość z nich siedziała na spotkaniach i obsługiwała setki e-maili - a potem spieszyła się w ostatniej chwili, by dokończyć kampanie marketingowe, które zawsze wydawały się przerabiać ogień.
Docierała do niej „zawsze włączona” mentalność. I była gotowa zrezygnować.
Od razu zauważyłem, że Tricia nie ma najbardziej podstawowych umiejętności zawodowych, które moim zdaniem muszą mieć każdy pracownik: ustalanie priorytetów i zarządzanie. To znaczy zdolność do jasnego identyfikowania najważniejszych priorytetów i koncentrowania zdecydowanej większości energii i czasu na tych rzeczach.
Niestety, choć często mówimy o zarządzaniu czasem i wydajności w biurze, sztuka ustalania priorytetów jest często tracona. W rezultacie wiele osób kończy się jak Tricia: wyczerpani, sfrustrowani i wypaleni.
Jeśli czujesz się przytłoczony nadmiernymi godzinami i ciągłą zmianą zadań, oto kilka charakterystycznych znaków, które mogą wymagać lepszego zarządzania priorytetami - i kilka łatwych sposobów na powrót na właściwe tory.
Znak # 1: Wierzysz, że wszystko jest ważne
Jeśli spojrzysz na listę rzeczy do zrobienia i zobaczysz wszystko jako równie ważne, łatwo jest zostać przytłoczonym ilością zadań, a nie jakością twojej pracy. Ale zastanów się: Zasada Pareto sugeruje, że 20% twoich zadań daje 80% twoich wyników - a to oznacza, że niewielka część codziennej pracy zasługuje na większość twojej uwagi.
W przypadku Tricii przyjmowała każde otrzymane zaproszenie na spotkanie. Ale to nie znaczyło, że spotkania były warte jej czasu ani nie pomogły jej osiągnąć żadnego z jej głównych celów.
Rozwiązanie: Wyjaśnij swoje cele i cele
Współpracuj ze swoim menedżerem, aby uzyskać jasny obraz tego, jak dokładnie będzie oceniana twoja wydajność (np. Czy zostaniesz zweryfikowany na podstawie kwoty dolara, którą przyniosłeś lub poziomu zadowolenia klientów?). Gdy już lepiej zrozumiesz swoje wyniki, możesz podzielić je na tygodniowe cele.
Na przykład, jeśli Twoim ostatecznym celem jest generowanie nowych przychodów, Twoim głównym celem powinno być śledzenie potencjalnych klientów na targach i budowanie relacji z potencjalnymi klientami - nie spędzanie godzin w tygodniu na planowaniu kolejnych targów.
Kiedy podejmujesz decyzje dotyczące pracy przez cały dzień, zadaj sobie pytanie: „Jak to mnie zbliży do moich celów?” Jeśli nie, odłóż to i idź dalej.
Znak # 2: Pochłaniają Cię działania, a nie osiągnięcia
Czy kiedykolwiek zaczynałeś od listy na początku dnia, czułeś się zajęty przez cały dzień, ale odczuwałeś wrażenie, jakbyś nic nie zrobił? Frustrujące, prawda? Tricia była z pewnością zajęta, ale niewiele osiągnęła.
W rzeczywistości prawdopodobnie wykonano wiele rzeczy o niskim priorytecie - takich jak klikanie nieistotnych wiadomości e-mail, siedzenie podczas nieefektywnych spotkań lub wykonywanie małych zadań, które nie posuwają się do przodu. Może spędziłeś dzień na projektach pomagając szefowi lub współpracownikom, ale nie wykonując własnej pracy.
Rozwiązanie: Zrób dzienny plan i trzymaj się go
Utwórz dzienny plan, który rozpocznie się od zaplanowania najważniejszej pracy. Te priorytetowe działania pojawiają się po raz pierwszy w twoim kalendarzu, zanim jeszcze pomyślisz o zrobieniu czegoś innego.
Najprawdopodobniej wykonasz określone zadania, kiedy wyznaczysz im konkretną datę i godzinę. Jeśli poczta e-mail jest ciągle rozpraszana, wyłącz ją i sprawdzaj tylko dwa lub trzy razy dziennie. (Gdy jesteś zakorzeniony w pracy i rozprasza Cię czytanie wiadomości e-mail, odzyskanie koncentracji zajmuje całe 64 sekundy. Pomyśl o tym: tracisz ponad minutę cennego czasu na każdy przeczytany e-mail podczas w środku ważnej pracy!)
Znak # 3: Gdy dojdziesz do ważnej pracy, będziesz rozproszony
Słyszysz ciągłe „dingowanie” przychodzących wiadomości e-mail, SMS-ów i wiadomości błyskawicznych i czujesz się zmuszony do podglądania. Ciągle rozprasza Cię syrena mediów społecznościowych. Kunktatorstwo powstrzymuje cię od rozpoczęcia, a perfekcjonizm powstrzyma cię od zakończenia. I błędnie myślisz, że dzięki wielozadaniowości robisz więcej w tym samym czasie. Brzmi znajomo?
Wielozadaniowość jest do pewnego stopnia nieunikniona, ale pamiętaj: nawet jeśli jesteś w stanie zawęzić pracę do najważniejszych zadań, nie będziesz w stanie zrobić żadnego postępu, jeśli nie będziesz w stanie skoncentrować się wystarczająco długo, aby je ukończyć.
Rozwiązanie: Rozwiń swoją umiejętność koncentracji
Kiedy już zrozumiesz, jakie prace należy wykonać priorytetowo, dowiedz się, jak skoncentrować się na tych zadaniach. Wypróbuj następujące strategie:
1. Chunk Your Work: Użyj techniki Pomodoro, aby zaplanować 25-minutowe przedziały czasowe do pracy na priorytetowych zadaniach. Nie patrz w górę, dopóki czas się nie skończy, a potem zrób sobie krótką przerwę. Powtórz cztery razy, a następnie zrób dłuższą przerwę.
2. Batch Your Work: Grupuj podobne zadania w bloki czasu w swoim kalendarzu, abyś mógł skupić się na jednej rzeczy i zrobić to. Działania, takie jak przetwarzanie wiadomości e-mail, odbieranie połączeń telefonicznych lub przeglądanie dokumentów, można grupować i wykonywać partiami.
3. Zatrzymaj wielozadaniowość: w końcu każde zadanie zajmie więcej czasu - a Ty stracisz jakość uruchamiania.
W miarę upływu dnia wykonuj częste kontrole rzeczywistości: Zatrzymuj się co godzinę i szybko zadaj sobie pytanie: czy ostatnia godzina przyczyniła się do moich najważniejszych celów? Jeśli nie, obiecaj ulepszyć następne 60 minut i zacznij od nowa. Jeśli sprawdzasz rzeczywistość co godzinę, nigdy nie pozwolisz, aby cały dzień od ciebie uciekł.
Wreszcie, śledź swój sukces. Kończ każdy dzień przeglądem swoich osiągnięć i tego, w jaki sposób doprowadziłeś Cię do osiągnięcia najważniejszych rezultatów. Ułatwia to odpuszczenie innych - nieistotnych - rzeczy.
Kiedy będziesz gotowy przejąć kontrolę nad swoim życiem zawodowym, pamiętaj, że nie chodzi o zarządzanie czasem ani produktywność. Nie chodzi o to, żeby wszystko załatwić - chodzi o wykonanie najważniejszej pracy. Lubię pamiętać o radach Briana Tracy'ego: „To nie jest czas, który spędzasz, pracując ogólnie, ale ilość czasu, który spędzasz pracując nad zadaniami o wysokim priorytecie”.
