Dla większości z nas nasze skrzynki odbiorcze są wrogami - bezdenna czarna dziura bólu, rozpaczy i kuponów sprzedażowych, z których nigdy nie możemy się wydostać.
I chociaż możesz spróbować automatycznie zapisać i zrezygnować z subskrypcji swojego serca, jest tylko kilka e-maili, których nie możesz uniknąć. Nie będziesz w stanie powstrzymać Twojej firmy przed wysyłaniem Ci wszystkich raportów zespołu ani powstrzymać tego irytującego publicysty przed odrzuceniem informacji prasowej po Twojej wiadomości dla Ciebie.
Istnieje jednak jeden rodzaj wiadomości e-mail, który można zatrzymać: wiadomości e-mail o kontynuacji.
Pomyśl o tym: im więcej e-maili gromadzisz, tym dłużej trwa odpowiedź na wszystkie z nich. Im dłużej trwa odpowiedź, tym więcej e-maili uzupełniających decyduje się wysłać, aby upewnić się, że otrzymałeś ich wiadomości. Wkrótce utkniesz w błędnym, wiecznym cyklu. Jeśli mnóstwo ludzi wysyła ci e-maile „Hej, dostałeś wiadomość, którą wysłałem wczoraj?”, Czy możesz sobie wyobrazić, ile marnuje się dodatkowej przestrzeni i czasu?
Na szczęście istnieje bardzo łatwy sposób na ograniczenie liczby otrzymywanych wiadomości uzupełniających (i potencjalnie tylko wiadomości w ogóle): Umieść automatyczną odpowiedź e-mail - nie tylko na wakacjach, ale wszystkie czas.
Twoja automatyczna odpowiedź nie musi być długa ani szczegółowa, ale szybki komunikat „Cześć, otrzymałem twój e-mail i skontaktuję się z Tobą, gdy będę mógł!” Może powstrzymać chętnych bobrów na dystans.
Potrzebujesz wskazówek, jak sformatować swoją automatyczną odpowiedź? Wypróbuj ten szablon, aby rozpocząć:
Należy również pamiętać, że najlepiej jest być bardziej szczegółowym w przypadku auto-respondera. Daj ludziom ogólny harmonogram, kiedy wrócisz do nich („Spróbuję odpowiedzieć na zapytania biznesowe w ciągu trzech dni”), aby znali różnicę między tym, że jesteś zajęty, a tym, że używasz automatycznej odpowiedzi aby całkowicie uniknąć skrzynki odbiorczej (oczywiście nie zalecamy tego robić).
Ponadto auto-respondery to świetny sposób na skierowanie pracy do innych osób, które mogą być bardziej odpowiednie („Jeśli kontaktujesz się ze mną w sprawie możliwości marketingowych, napisz do nas e-mail, nasz partner marketingowy, ”).
Twoja automatyczna odpowiedź może być również niekonwencjonalną okazją do zaangażowania ludzi. Czujesz się trochę autopromocyjny? Dodaj link do jednej ze stron w mediach społecznościowych. Chcesz przedwcześnie odpowiedzieć na niektóre pytania? Dołącz zabawne FAQ na temat obsługi niektórych rzeczy, po które ludzie najczęściej przychodzą do Ciebie. Chcesz być kreatywny? Link do ostatniego artykułu, który uważasz za interesujący.
Przede wszystkim jednak upewnij się, że korzystasz z automatycznej odpowiedzi jako sposobu na zakup czasu, a nie alternatywy dla odpowiadania na e-maile (ponieważ, niespodzianka: auto-odpowiadający nie odpowiadają na wiadomości bez względu na to, jak długo czekasz).
Ale stosując to podejście, będziesz trzymać niepotrzebne wiadomości e-mail. Twoje kontakty będą szczęśliwe. A co najważniejsze, nie będziesz się bać skrzynki odbiorczej przed wkradaniem się w dzień.
