Jeśli jesteś zatrudniony przez dłuższy czas, prawdopodobnie otrzymujesz katastrofalną informację zwrotną.
Dla mnie siedział na lotnisku w Chicago w środku nocy podczas nocnego lotu do Europy. Dostałem płonący e-mail od mojego kierownika o spotkaniu wcześniej tego dnia, w którym nie zgodził się z moją strategią. To był jeden z tych momentów „Muszę znaleźć inną pracę”. I była to dobra lekcja na temat ważności udzielania informacji zwrotnej, która jest znacząca dla odbiorcy i która osiąga cel, jakim jest udzielenie jej. (Jego nie było.)
Więc kiedy nadejdzie twoja kolej, aby wyrazić opinię, nie bądź tą osobą. Zamiast tego pamiętaj o tych wskazówkach.
Wyjaśnij, jaki jest cel opinii
W swojej książce „ Dziękujemy za opinie: nauka i sztuka otrzymywania informacji zwrotnych” Cóż , badacze Stone i Heen uważają, że informacje zwrotne zwykle pojawiają się, gdy chcesz wykonać jedną z trzech rzeczy: docenić pracę, którą ktoś wykonał, i docenić ją; szkolić kogoś, aby poprawić wydajność w określonym obszarze; lub oceniać kogoś, oceniać go z dyskretnym wynikiem lub porównywać jego wyniki z innymi.
Przesyłając opinię, jasno określ swój zamiar. Czy próbujesz docenić czyjąś dobrą pracę? Zidentyfikować zachowania, które chcesz zmienić? Lub podzielić się swoją oceną w porównaniu do reszty zespołu? Kiedy poznasz „dlaczego” za swoją opinią, będziesz w stanie lepiej uporządkować swoje myśli, wiadomość i rozmowę.
Zapytaj, w jaki sposób osoba chciałaby otrzymać informację zwrotną
Stone i Heen twierdzą również, że aby informacja zwrotna była skuteczna, musi być dostarczona w taki sposób, aby odbiorca mógł ją usłyszeć. Jak się tego dowiesz? Oczywiście pytasz tę osobę!
W szczególności możesz zapytać członków zespołu lub współpracowników: „Kiedy mam dla ciebie informacje zwrotne, jaki jest najlepszy sposób na ich udostępnienie?” Dla niektórych osób może to być bezpośrednia rozmowa twarzą w twarz, gdy tylko coś się wydarzy. Inni wolą zastanowić się nad sytuacją, zanim usiądą i porozmawiają o niej. Jeszcze inni mogą polubić coś na piśmie, co mogą przeczytać.
Pytając, w jaki sposób ktoś lubi otrzymywać informacje zwrotne, potwierdzasz, że jego relacja z Tobą jest ważna i że zależy Ci na tym, aby z szacunkiem ją przekazać.
Określ konkretne działanie, które rozpoznajesz
Niejasne opinie nie są pomocne, nawet jeśli są dobre. Na przykład, kiedy klienci mówią mi, że ich szef powiedział, że wykonali „świetną robotę”, pytam: „Jaką część pracy uważali za świetną?” Często odpowiedzią jest cisza. Chociaż miło jest myśleć, że wykonujesz świetną robotę, to niejasna informacja zwrotna. Skąd wiesz, co konkretnie zrobiłeś dobrze? Jeśli nie wiesz, nie będziesz w stanie tego robić, zdobywając te złote gwiazdy.
Wyobraź sobie, jak okropne musi być otrzymywanie niejasnych negatywnych opinii! „Jillian, to nie było wspaniałe spotkanie”. Ten komentarz nie daje odbiorcy nic do pracy. Zamiast tego sprawdź swoje komentarze, zadając sobie pytanie: „Czy osoba dokładnie wie, o jakim zachowaniu mówię?” Czy Jillian nie była przygotowana na spotkanie? Czy nie zarządzała dobrze osią czasu? Czy nie ułatwiła odpowiednio rozmowy?
Jeśli twoja opinia nie jest dla ciebie wystarczająco jasna, na pewno nie będzie dla odbiorcy.
Wyjaśnij wpływ, jaki konkretne działanie wywarło na osobę, grupę lub organizację
Oprócz konkretnej instancji, na której udzielasz opinii, możesz pomóc odbiorcy zrozumieć, dlaczego ją przekazujesz. Jaki wpływ ma zachowanie? Jaki będzie wpływ na przyszłość, jeśli będzie trwał? Zrobione dobrze, nie jest to przerażające ani trudne, ale zapewnia ważny kontekst, który może zainspirować odbiorcę do dokonania zmiany.
Na przykład Jillian może nie uważać, że to wielka sprawa, aby spotkanie trwało przez wyznaczony czas. Ale w rzeczywistości była postrzegana jako słaba facylitatorka przez osoby w pokoju - i to może wpłynąć na jej szanse w przyszłości.
Oświadczenie o wpływie może brzmieć w ten sposób: „Jillian, w dzisiejszej prezentacji zauważyłem, że przekroczyłeś swój przydzielony czas. Chociaż 10 minut może wydawać się mało, mieliśmy w pokoju kadrę kierowniczą, której nie można opóźnić na spotkania. Nie zwracanie uwagi na takie rzeczy może mieć wpływ na to, czy zostaniesz ponownie zaproszony do zespołu wykonawczego. ”
Podaj konkretne kroki w celu poprawy działania w przyszłości
Teraz, gdy masz jasność na temat konkretnego działania i wpływu, daj konkretne kroki, co dana osoba może zrobić następnym razem, aby poprawić wydajność. W przypadku Jillian: „Następnym razem zróbmy kilka suchych przebiegów, abyśmy byli pewni, że masz odpowiednią treść, aby dopasować ją do osi czasu, a ja poprowadzę cię w zakresie określonych technik zarządzania rozmową, abyśmy mogli uruchomić kierownictwo czas."
Teraz twój odbiorca ma określone działanie, wpływ tego działania i konkretne kroki, które może podjąć, aby ulepszyć następny wyjazd. I zrobiłeś to wszystko, nie będąc obraźliwym ani nie wyrażając opinii na temat osądzania drugiej osoby.
Pomagając połączyć działanie i wpływ, wraz z sugestiami dotyczącymi ulepszeń, stworzyłeś środowisko uczenia się, które pozwala ludziom rosnąć w przestrzeni kariery. A może następnym razem będą nawet proaktywnie prosić o informacje zwrotne, ponieważ zapewniłeś im tak dobre wrażenia!
