W dzisiejszym świecie pracy wszystko wydaje się dotyczyć wydajności. Jak możemy robić rzeczy szybciej, poświęcać mniej czasu na rzeczy, których nie potrzebujemy, i eliminować zwolnienia i nieefektywności, które nas spowalniają?
Komunikacja nie jest wyjątkiem od tego trendu. Coraz więcej sposobów na pozostawanie w kontakcie cyfrowym staje się coraz częstsze, ponieważ ogranicza się do spotkań, wysyła coraz mniej wiadomości e-mail i ogólnie pozostaje mniej w kontakcie - wszystko w imię oszczędności czasu.
Ale William Allen, starszy dyrektor Behance, uważa, że to faktycznie utrudnia efektywność zespołów.
W swoim eseju do najnowszej książki 99U, Make Your Mark: The Creative's Guide to Building a Business With Impact , sugeruje, że warto stworzyć zwolnienia, aby upewnić się, że wszyscy w zespole są na tej samej stronie. On tłumaczy:
Nigdy nie zakładaj, że Twój zespół zna wyniki codziennych decyzji. Zakładając - zamiast aktywnie informować - gwarantuje, że spędzą więcej czasu na zgadywaniu, co powinni robić, niż na aktywnym robieniu tego.
Chociaż przedstawia te zalecenia, aby pomóc liderom firm w zapewnieniu, że zarówno pomysły ogólne, jak i codzienne decyzje będą skutecznie rozchodzić się w zespole, uważam, że ten pomysł tworzenia zwolnień w komunikacji jest wart rozważenia dla każdego profesjonalisty, lidera czy nie. Rozważmy, powiedzmy, bycie bardziej powtarzalnym w komunikacji z szefem, aby upewnić się, że zna on całą wspaniałą pracę, którą wykonujesz i czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. A może spróbuj powtórzyć swoje rzeczy ze swoimi kolegami, aby wszyscy czuli się na bieżąco z celami i harmonogramami projektu.
Oczywiście bycie bardziej zbędnym i czystym nie powinno oznaczać protekcjonalizmu lub irytacji. Oto kilka pomysłów, które pomogą Ci osiągnąć właściwą równowagę.
1. Pamiętaj: to, co dla ciebie powtarzalne, może być dla kogoś nowe
Allen przypomina nam w swoim eseju, że chociaż możesz powtarzać wiadomość wiele razy, wiele osób, z którymi pracujesz, może ją usłyszeć tylko raz. Tak więc, nawet jeśli szczegółowo omawiałeś pomysł na jednym spotkaniu, wszyscy członkowie zespołu, którzy nie byli tego dnia, pozostają w ciemności. Pozwól sobie powtórzyć kilka razy, aby upewnić się, że każdy ma szansę je usłyszeć.
2. Używaj różnych form komunikacji
Wykorzystaj fakt, że różni ludzie uczą się (i przyswajają wiadomości) na różne sposoby, przekazując tę samą wiadomość na kilku różnych forach. Na przykład wspomnij o swojej nowej strategii sprzedaży na spotkaniu, a następnie wyślij następnego dnia wiadomość e-mail z powtórzeniem wiadomości. Możesz też wysłać wiadomość e-mail na temat pomysłów na wycofanie się z drużyny, a następnie ponownie przywołać wiadomość ze współpracownikiem, gdy idziesz na wspólną kawę.
3. Zatrudnij komunikatora
Allen sugeruje, aby liderzy zapraszali kolegę na wszystkie ich spotkania, umożliwiając mu rozpowszechnianie ważnych punktów. Dla niektórych może to być nieco przesadne, ale każdy może zastosować strategię „drzewa telefonicznego”, aby upewnić się, że wiadomość się powtarza - bez konieczności powtarzania jej w kółko. Kiedy przekazujesz pomysł na spotkaniu z jednym kolegą, poproś go, aby podzielił się nim ze swoim zespołem.
Podsumowując, w tych pomysłach chodzi o to, aby upewnić się, że ważne pomysły nie zgubią się w chaosie próbowania szybszego wykonania zadań. A najlepsze jest to? Im wyraźniejsza komunikacja, tym bardziej produktywne będą twoje zespoły.
